Chứng từ kế toán là chứng từ được sử dụng trong các nghiệp vụ kế toán của cá nhân, tổ chức nhằm phục vụ việc thu chi, kinh doanh của doanh nghiệp đó. Vậy chứng từ kế toán là gì? Quy định và các loại chứng từ kế toán như thế nào? Hãy cùng Anh Minh tìm hiểu thêm qua bài viết dưới đây nhé.

Chứng từ kế toán là gì?

Theo luật kế toán 2015 thì chứng từ kế toán là những vật, giấy tờ mang tin thể hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Các loại chứng từ kế toán thông dụng như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất kho, biên lai thu tiền, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, biên bản giao nhận,…

Các loại chứng từ kế toán bắt buộc

Có nhiều loại chứng từ kế toán, liên quan đến các nghiệp vụ khác nhau mà được phân loại như sau:

– Chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt

Các chứng từ liên quan đến tiền mặt được thể hiện qua:

• Phiếu thu: Là chứng từ đi cùng với hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ thanh toán ngay
• Phiếu chi: Là chứng từ đi cùng hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ, thành phẩm thu tiền ngay.
• Giấy đề nghị tạm ứngứng
• Giấy đề nghị thanh toán

– Chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng

Các chứng từ liên quan đến ngân hàng được thể hiện qua:

• Giấy báo nợ: là chứng từ ngân hàng cung cấp thể hiện tiền trong ngân hàng của doanh nghiệp giảm đi
• Giấy báo có: Là chứng từ ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp thể hiện tiền trong ngân hàng của doanh nghiệp tăng lên
• Ủy nhiệm chi: Là chứng từ thể hiện bên mua thanh toán cho bên bán qua ngân hàng, trên đó thể hiện đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc,và các thông tin bắt buộc khác
• Séc: Là chứng từ để nhân viên đi rút tiền từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
• Giấy nhận nợ, giấy tờ bảo lãnh hợp đồng, thế chấp,….

– Chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương

Các chứng từ liên quan đến tiền lương được thể hiện qua:

• Bảng chấm công: Là một hình thức khai báo về sự hiện diện, giờ giấc đến và tan ca tại chỗ làm của nhân viên,.
• Bảng tính lương: Là biểu mẫu ghi lại số liệu ngày công cũng như tiền lương của nhân viên trong doanh nghiệp
• Hợp đồng lao động : là sự thoả thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động về điều kiện làm việc, lương, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quá trình làm việc
• Bảng thanh toán tiền lương: là một loại chứng từ, là cơ sở để doanh nghiệp tiến hành việc thanh toán tiền lương cho nhân viên
• Các quy định, quy chế của nhân viên,…

– Chứng từ kế toán liên quan đến mua hàng và bán hàng

Các chứng từ liên quan đến mua bán hàng được thể hiện qua:

• Hóa đơn GTGT đầu vào
• Hóa đơn GTGT đầu ra
• Phiếu nhập kho
• Phiếu xuất kho
• Bảng báo giá
• Đơn đặt hàng
• Hợp đồng kinh tế
• Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế
• Biên bản bàn giao
• Tờ khai hải quan

– Chứng từ liên quan đến doanh thu và chi phí hoạt động kinh doanh

• Các chứng từ liên quan đến doanh thu, chi phí được thể hiện qua: Phiếu kế toán

Quy định pháp luật liên quan đến chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán được pháp luật quy định theo những nội dung dưới đây:

Chứng từ kế toán là gì? Quy định và các loại chứng từ kế toán

– Quy định về nội dung chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán cần đảm bảo đầy đủ nội dung dưới đây:

• Tên chứng từ, số hiệu chứng từ kế toán
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
• Tên, địa chỉ của đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán
• Tên, địa chỉ của đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán
• Nội dung của chứng từ phát sinh
• Đơn giá, số lượng, thành tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi bằng số và tổng số tiền của chứng từ kế toán được ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký, họ tên, con dấu của người lập chứng từ, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán

– Quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ KT

• Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của đơn vị, kế toán phải lập chứng từ kế toán. Mỗi nghiệp vụ chỉ lập chứng từ kế toán một lần.
• Chứng từ kế toán phải được lập kịp thời, đầy đủ, rõ ràng, chính xác theo nội dung quy định theo mẫu. Nếu trường hợp chưa có mẫu thì doanh nghiệp được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định.
• Nội dung các nghiệp vụ trên chứng từ kế toán không được viết tắt, sửa chữa, tẩy xóa, phải dùng bút mực, số và chữ không được ngắt quãng, phải viết liên tục, chỗ trống phải được gạch chéo. Các chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa sẽ không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ kế toán viết sai.
• Chứng từ kế toán phải được lập với đủ số liên quy định. Nếu cần lập nhiều liên cho một nghiệp vụ thì nội dung của các liên phải giống nhau.
• Tất cả người lập, người ký tên, người duyệt phải chịu trách nhiệm về nội dung trên chứng từ kế toán đó.
• Chứng từ kế toán nếu được lập dưới dạng điện tử phải tuân theo các quy định về chứng từ điện tử và được in ra giấy, lưu trữ theo quy định. Nếu không in ra giấy mà l lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải đảm bảo được tính an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

– Quy định về việc ký chứng từ KT

• Chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định thể hiện trên chứng từ. Chữ ký phải được ký bằng các loại mực không phai, không được ký bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký của một người phải thống nhất. Chữ ký của người khiếm thị sẽ được thực hiện theo quy định của nhà nước.
• Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
• Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký được ký theo từng liên
• Chứng từ kế toán điện tử thì phải có chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử có giá trị như chữ ký trên giấy.

– Quy định về việc quản lý và sử dụng kế toán

• Các thông tin, số liệu thể hiện trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán
• Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo trình tự thời gian, nội dung kinh tế và được bảo quản an toàn theo quy định
• Chỉ những cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền niêm phong, tạm giữ, tịch thu chứng từ kế toán. Trường hợp chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán của doanh nghiệp. Đồng thời lập các biên bản ghi rõ lý do, số lượng của từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu
• Các cơ quan có thẩm quyền nếu niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng của từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu đầy đủ.

Trên đây là toàn bộ nội dung về chứng từ kế toán mà Kế toán Anh Minh trình bày. Mong rằng qua bài viết trên các bạn có thể hiểu thêm về chứng từ kế toán là gì. Nếu còn thắc mắc gì cần tư vấn hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn cụ thể nhất.

Cảm ơn các bạn đã đọc tin!

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ ANH MINH

Hotline / Zalo tư vấn : 0909.989.676 – 0913.479.676 (MS.HẠNH)

Website: ketoanthuduc.vn  – thanhlapcongtyvn.com.vn

Email : tax.anhminh@gmail.com

Trụ sở chính: 52/28/2 Đường số 12, Tam Bình, Thủ Đức, Tp.HCM
Chi Nhánh 1: 32 Đường B1, Khu đô thị VCN Phước Hải, P. Phước Hải, TP. Nha Trang, Khánh Hòa
Chi Nhánh 2: 47/5/27 đường Đông Tác, Kp. Đông Tác, P. Tân Đông Hiệp, Tx. Dĩ An, Bình Dương