Hạn nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2023
Theo quy định của pháp luật, trong một số trường hợp thuế thu nhập cá nhân của người lao động sẽ được khấu trừ. Tuy nhiên muốn khấu trừ thuế thì bạn cần cung cấp chứng từ liên quan và tuân thủ hạn nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Nếu chưa có kinh nghiệm về vấn đề này, người lao động hãy tham khảo bài viết của Thuế Anh Minh để thực hiện cho đúng.
Định nghĩa về báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN là loại báo cáo được thể hiện bằng biểu mẫu. Nó áp dụng cho những doanh nghiệp dùng Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân để báo cáo hiện trạng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN của đơn vị mình. Trong bản báo cáo sẽ có đầy đủ thông tin về chứng từ khấu trừ thuế để trình lên cơ quan Thuế có thẩm quyền. Việc thiết lập, nộp báo cáo được Tổng Cục Thuế quy định rõ tại Quyết định số 440/QĐ-TCT.
Quy định của pháp luật về việc nộp con số sử dụng chứng trong khoảng khấu trừ thuế TNCN
Theo quy định, doanh nghiệp cần tiến hành tổng hợp tình hình sử dụng Chứng từ khấu trừ thuế TNCN định kỳ theo mẫu CTT25/AC và nộp cho cơ quan thuế. Thời hạn nộp báo cáo được quy định rõ tại điểm 3, Phần thứ ba, Quyết định 440/QĐ-TCT của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế:
“Báo cáo tình hình sử dụng biên lai thuế, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của tổ chức trả thu nhập (mẫu CTT25/AC); thời hạn gửi báo cáo: chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.”
Quy định đối với chứng từ tự in và chứng từ mua của cơ quan thuế
Đối với chứng từ khấu trừ tự in
Doanh nghiệp trả thu nhập có nhu cầu cần dùng chứng từ khấu trừ tự in thì phải nộp hồ sơ cho Cục thuế tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương – Nơi doanh nghiệp bạn có trụ sở chính.
Khi hồ sơ hợp lệ và có sự chấp thuận của Cục thuế tỉnh, thành phố thì doanh nghiệp/tổ chức trả thu nhập cần nhanh chóng thông báo phát hành chứng từ khấu trừ tại văn phòng/trụ sở làm việc của mình.
Để báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế lên cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp phải nộp bảng kê khai sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN đúng theo mẫu ban hành kèm theo thông tư số 37/2010/TT-BTC.
Đối với chứng từ khấu trừ mua của cơ quan thuế
Với loại chứng từ khấu từ mua từ cơ quan Thuế thì cơ quan, tổ chức trả thu nhập cần tiến hành làm hồ sơ đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế để gửi đến cơ quan Thuế. Thủ tục hồ sơ sẽ được hướng dẫn chi tiết cho từng người.
Quy định về nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Căn cứ theo điều 5 Thông tư số 37/2010/TT-BTC, việc nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định rõ như sau:
“ 1 – Hàng quý thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ (theo phụ lục đính kèm Thông tư này) chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.
2 – Tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ khi sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản, ngừng hoạt động, phải báo cáo quyết toán sử dụng chứng từ khấu trừ đã phát hành với cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ trong thời hạn chậm nhất là 05 ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản, ngừng hoạt động.”
Đối tượng nộp báo cáo chứng từ trong khoảng khấu trừ thuế TNCN gồm những ai?
Theo Quyết định số 440/QĐ-TCT, việc thực hiện báo cáo kê khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo mẫu CTT25/AC sẽ áp dụng cho các đối tượng gồm:
Cá nhân, tổ chức cần chi trả các khoản thu nhập được khấu trừ thì phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân/tổ chức bị khấu trừ. Đối với trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cần thiết phải cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Trường hợp cá nhân được tuyển dụng vào làm nhưng không ký kết hợp đồng lao động hoặc chỉ ký hợp đồng có thời hạn dưới 3 tháng thì cá nhân có thể yêu cầu tổ chức/doanh nghiệp chi trả lương cấp cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong mỗi lần khấu trừ thuế. Hoặc có thể cấp chứng từ khấu trừ thuế cho nhiều lần trong một kỳ tính thuế theo quy định.
Trong trường hợp cá nhân được tuyển dụng làm nhân viên công ty, ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên thì tổ chức/doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm chi trả tiền lương cho người lao động. Đồng thời chỉ cần cung cấp cho cá nhân đó 1 chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một kỳ tính thuế.
Mẫu CTT25/AC bảng kê chứng trong khoảng khấu trừ TNCN
Theo quy định của pháp luật, khi nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN, cá nhân/doanh nghiệp phải sử dụng mẫu CTT25/AC. Nếu chưa hiểu rõ về mẫu bảng kê này các bạn hãy tham khảo thông tin sau:
Xem mẫu CTT25/AC bảng kê chứng từ khấu trừ TNCN
Tải về mẫu CTT25/AC để khấu trừ thuế TNCN
Nếu muốn sử dụng mẫu CTT25/AC để khấu trừ thuế TNCN các bạn có thể tải trực tiếp về máy TẠI ĐÂY. Thời gian tải mẫu kê khai rất nhanh chóng, thao tác đơn giản. Khi tải xuống thành công bạn hãy điền vào bảng các nội dung theo yêu cầu, chú ý kiểm tra kỹ để tránh sai sót khi gửi đến cơ quan Thuế.
Cách thức lập bảng mẫu CTT25/AC bảng kê chứng từ khấu trừ TNCN
Cách thức lập bảng mẫu CTT25/AC bảng kê chứng từ khấu trừ TNCN khá đơn giản, nhanh gọn và không tốn quá nhiều thời gian. Theo đó, bạn cần ghi đủ các thông tin theo mẫu quy định bao gồm:
- Tại cột 1: Điền ký hiệu mẫu của chứng từ sẽ sử dụng.
- Tại cột 2: Ghi tên loại biên lai mà cá nhân/doanh nghiệp dùng để kê khai khấu trừ thuế TNCN.
- Tại cột 3: Điền vào số chứng từ đã sử dụng để kê khai, báo cáo.
- Tại cột 5: Nhập vào tổng số chứng từ mà kế toán công ty đã dùng để kê khai trước đó.
- Tại cột 6: Nhập vào bảng số lượng hóa đơn đã xóa.
- Tại cột 7: Điền vào số lượng hóa đơn đã bị cháy hoặc làm mất.
- Tại cột 8: Nhập vào tổng số lượng hóa đơn của các cột 5, 6, 7.
Chỉ dẫn nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN online
Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước qua hệ thống điện tử. Nếu chưa biết nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN online như thế nào thì các bạn hãy tiến hành theo hướng dẫn sau của Thuế Anh Minh:
Bước 1: Dùng phần mềm HTKK lập bảng kê chứng từ khấu trừ thuế
- Đầu tiên, chúng ta đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng Mã số thuế của doanh nghiệp. Sau đó chọn mục “Hoá đơn”, chọn “Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN”.
- Tiến hành lập bảng kê khai chứng từ khấu trừ thuế trên phần mềm HTKK theo hướng dẫn trên hệ thống điện tử.
- Khi hoàn thiện tờ khai, người nộp thuế kết xuất file XML/excel, lưu vào máy để chuẩn bị gửi đến cơ quan Thuế.
Bước 2: Nộp bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN lên hệ thống trực tuyến
- Người thực hiện truy cập vào trang website: thuedientu.gdt.gov.vn
- Cắm USB có chữ ký số vào máy tính, đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử bằng mã số thuế của doanh nghiệp.
- Sau khi nộp báo cáo sử dụng hóa đơn, bạn vào mục “Tra cứu”, chọn “Tờ khai”, tiếp tục chọn “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn” đính kèm theo phụ lục.
- Khi đính kèm xong chúng ta chọn “Ký điện tử” và gửi.
Thời hạn nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Thông tư 37/2010/TT-BTC có quy định rõ về hạn nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho từng trường hợp, cụ thể như sau:
Nộp báo cáo theo quý đối với tổ chức, doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ tự in trên máy tính thì hạn cuối thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN là vào ngày 30 của tháng đầu quý sau.
Tổ chức/doanh nghiệp chi trả lương cho người lao động có dùng chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong trường hợp giải thể, sáp nhập, ngừng kinh doanh hay chuyển đổi hình thức sở hữu… thì cần nộp báo cáo quyết toán sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong tối đa 5 ngày làm việc. Thời hạn này sẽ tính từ khi có quyết định giải thể, sáp nhập, chuyển đổi của công ty.
Mức phạt chậm nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Khi tổ chức/ doanh nghiệp có hành vi nộp chậm hay không nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì sẽ phải chịu phạt cảnh cáo hoặc xử lý hành chính. Các mức phạt được quy định rõ tại Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP với nội dung sau:
Mức phạt cảnh cáo cho hành vi sai phạm
Áp dụng hình phạt cảnh cáo đối với tổ chức/ doanh nghiệp không tuân thủ hạn nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Cụ thể là nộp chậm so với quy định từ 1 – 5 ngày, tình từ ngày hết hạn nộp báo cáo theo quy định và có thêm tình tiết giảm nhẹ.
Mức phạt hành chính từ 1 – 3 triệu đồng
- Tổ chức/doanh nghiệp nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn, chứng từ quá thời hạn từ 1 – 10 ngày, kể từ ngày hết hạn theo quy định.
- Lập sai mẫu hoặc không đủ nội dung của thông báo, báo cáo về hóa đơn, chứng từ theo quy định gửi đến cơ quan Thuế.
Tuy nhiên nếu cá nhân, tổ chức tự phát hiện ra sai sót và lập báo cáo thay thế theo đúng quy định gửi đến cơ quan Thuế trước khi cơ quan Thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở của người nộp thuế thì sẽ không phải chịu phạt.
Mức phạt hành chính từ 2 – 8 triệu đồng
Phạt hành chính từ 2 – 4 triệu đồng cho cá nhân hoặc doanh nghiệp có hành vi nộp báo cáo, chứng từ khấu trừ thuế TNCN đến cơ quan Thuế quá thời hạn từ 11 – 20 ngày, tính từ ngày hết hạn theo quy định.
Phạt hành chính từ 4 – 8 triệu đồng đối với hành vi nộp báo cáo về hóa đơn, chứng từ cho cơ quan Thuế quá thời hạn từ 21 đến 90 ngày, kể từ ngày hết hạn nộp theo quy định của Nhà Nước.
Mức phạt hành chính từ 5 – 15 triệu đồng
- Những doanh nghiệp, tổ chức nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cơ quan Thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở nên, tính từ ngày hết hạn theo luật định.
- Đơn vị không nộp báo cáo về hóa đơn, chứng từ gửi lên cơ quan Thuế theo quy định đã đề ra.
Kết Luận
Như vậy bài viết trên đây của Thuế Anh Minh đã giúp các bạn nắm bắt rõ hạn nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN và những vấn đề có liên quan. Nếu tổ chức/doanh nghiệp không có bộ phận kế toán hỗ trợ về việc nộp báo cáo hóa đơn, chứng từ hàng tháng hay quý thì hãy liên hệ với Công Ty TNHH Dịch Vụ Tư Vấn Và Đại Lý Thuế Anh Minh. Đội ngũ nhân viên của công ty sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn đề về kế toán, thuế một cách chính xác nhất.
