Thuế thu nhập cá nhân là khái niệm không còn quá xa lạ với mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng biết ai sẽ phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, quy trình quyết toán, thời hạn quyết toán thuế như thế nào? Trong bài viết, Thuế Anh Minh sẽ tổng hợp và chia sẻ thông tin đơn giản nhất cho mọi người cùng nắm rõ.
Định nghĩa quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là công việc người nộp thuế kê khai để xác định số tiền thuế phải nộp của năm trước. Từ đó xác định số tiền thuế còn thiếu, nộp thừa để làm căn cứ hoàn thuế.
Tạo sao lại phải quyết toán thu nhập cá nhân?
Quyết toán thuế TNCN là một việc làm quan trọng đối với người lao động và doanh nghiệp chi trả thu nhập. Bởi nếu không thực hiện nghĩa vụ này, các cá nhân/doanh nghiệp sẽ gặp phải những rắc rối như:
- Cơ quan thuế sẽ xử phạt hành chính đối với các cá nhân/doanh nghiệp phải nộp thêm thuế mà không thực hiện việc kê khai và quyết toán thuế đúng thời hạn.
- Người nộp thuế sẽ không được hoàn trả lại số tiền thuế đã nộp thừa cũng như bù trừ vài kỳ khai thuế tiếp theo vì không thực hiện kế khai quyết toán thuế TNCN đúng thời hạn.
Ai sẽ phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân?
Căn cứ theo điểm d khoản 6 Điều 8 của Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn số 636 hướng dẫn quyết toán thuế TNCN, những đối tượng sau phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2023, đó là:
- Tổ chức, cá nhân thực hiện trả tiền lương và tiền công: Thực hiện việc quyết toán thuế thay cho các cá nhân có uỷ quyền mà không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không.
- Ủy quyền quyết toán thuế TNCN: Người lao động thực hiện ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên tại một nơi và đang làm việc tại đó tại thời điểm thực hiện quyết toán thuế. Trường hợp này áp dụng với cả đối tượng có thu nhập vãng lai không quá 10 triệu đồng ở nơi khác và đã được khấu trừ 10% thuế TNCN nếu không có yêu cầu cần quyết toán với phần thu nhập này.
- Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế gồm các đối tượng:
- Có số thuế phải nộp thuế hoặc nộp thừa đề nghị hoàn/bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
- Có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày (trong năm dương lịch đầu tiên) và từ 183 ngày trong 12 tháng liên tục, từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.
- Người nước ngoài hết hợp đồng làm việc tại Việt Nam thực hiện quyết toán thuế trước khi xuất cảnh.
Chỉ dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân nhanh nhất
Các cá nhân có thể trực tiếp quyết toán thuế TNCN tại cơ quan thuế hoặc quyết toán thuế online. Dưới đây, Thuế Anh Minh sẽ hướng dẫn thực hiện quyết toán thuế TNCN đơn giản, nhanh chóng nhất để cá nhân/doanh nghiệp tham khảo và dễ dàng áp dụng vào thực tế.
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tiếp
Hồ sơ cần phải chuẩn bị để quyết toán thuế
– Đối với tổ chức, cá nhân thực hiện trả tiền lương, tiền công:
- Tờ khai thực hiện quyết toán thuế TNCN (mẫu số 05/QTT-TNCN)
- Phụ lục bảng kê chi tiết các cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần theo mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN.
- Phụ lục bảng kê chi tiết các cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần theo mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN.
- Phụ lục bảng kê chi tiết giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN.
– Đối với cá nhân trực tiếp kê khai thuế với cơ quan thuế:
- Tờ khai thực hiện quyết toán thuế TNCN (mẫu số 02/QTT-TNCN).
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc người kế thai theo mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN.
- Chứng từ chứng minh số thuế đã được khấu trừ/ đã tạm nộp trong năm.
- Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (bản sao), trong đó ghi rõ nộp thuế theo tờ khai thuế TNCN nào.
- Hoá đơn chứng từ chứng minh (bản sao) các khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ khuyến học, quỹ nhân đạo.
Thực hiện thủ tục tự quyết toán thuế TNCN
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, các cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại 1 nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm thì phải nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế theo quy định.
Lúc này, cơ quan Thuế sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ quyết toán thuế TNCN theo đúng hạn quy định và gửi thông báo đến người nộp thuế.
Quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân online
Hiện nay các cá nhân có thể tự quyết toán thuế TNCN online trong năm 2023. Các bước quyết toán thuế thu nhập cá nhân online được thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập vào hệ thống và đăng nhập tài khoản
- Truy cập Website: https://canhan.gdt.gov.vn/ Thuế Việt Nam của Tổng cục Thuế. Nếu cá nhân nào chưa có tài khoản đăng nhập thì cần đăng ký tài khoản.
- Đăng nhập hệ thống thực hiện nộp thuế TNCN. Tại đây bạn chọn mục “Đăng nhập” và điền các thông tin phù hợp gồm “Mã số thuế và “Mã kiểm tra”. Sau đó chọn “tiếp tục”.
- Hệ thống tiếp tục chuyển đến trang đăng nhập. Bạn nhập đầy đủ thông tin cá nhân theo các thông tin tương ứng. Sau khi hoàn tất thông tin, bạn nhấn chọn vào ô “đăng nhập” để tiếp tục.
Bước 2: Kê khai thông tin thuế theo yêu cầu của hệ thống
- Chọn mục “Quyết toán thuế” sau đó nhấn chọn “Kê khai trực tuyến”. Hệ thống sẽ gửi về bảng chọn thông tin tờ khai. Tại đây, các bạn điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu. Sau khi hoàn tất các thông tin, bạn nhấn chọn “Tiếp tục”.
- Sau khi đã nhập đầy đủ và chính xác thông tin các mục khai thuế thu nhập cá nhân online. Sau đó, chọn “Hoàn thành kê khai”.
Bước 3: Kết xuất file và nộp tờ khai
- Các bạn chọn “kết xuất XML” để tải file tờ khai mẫu đã điền thông tin về máy.
- Chọn mục “Nộp tờ khai”, sau đó nhập “Mã kiểm tra” để xác thực nộp tờ khai và chọn “Tiếp tục”.
- Sau khi hoàn thành, hệ thống sẽ thông báo nộp tờ khai thành công.
Bước 4: In tờ khai và nộp lên cơ quan Thuế
- Tại bước này, chúng ta chọn “Kết xuất XML”, hệ thống sẽ gửi về file tờ khai XML. Bạn chọn “In tờ khai” nộp cho cơ quan thuế và để làm hồ sơ khấu trừ.
- Tiếp tục mở file “Kết xuất XML” in 02 bản, ký tên người nộp thuế.
- Cuối cùng, cá nhân/doanh nghiệp nộp chứng từ khấu trừ thuế và tờ khai thuế TNCN tại bộ phận 1 cửa của Cơ quan Thuế để hoàn tất.
Thời hạn phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2023
Căn cứ theo khoản 2, Điều 44, Luật Quản lý thuế năm 2019 và Công văn số 636 thì thời hạn khai, nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN 2023 được quy định rõ ràng như sau:
- Ngày 31/3/2023: Các tổ chức cá nhân trả thu nhập khấu trừ thuế.
- Ngày 02/5/2023: Các cá nhân trực tiếp đi quyết toán thuế TNCN.
Các cá nhân, doanh nghiệp cần nắm rõ hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2023 để hoàn thành nghĩa vụ của mình đối với Nhà nước. Đồng thời, tránh việc làm chậm sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
Chậm làm quyết toán thuế thu nhập cá nhân sẽ bị phạt thế nào?
Căn cứ theo Điều 13, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, tùy theo thời gian chậm quyết toán TNCN mà có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền. Cụ thể như sau:
| TT | Hành vi vi phạm | Hình thức xử phạt chính | Hình thức xử phạt bổ sung |
| 1 | Chậm nộp hồ sơ khai thuế từ 01 đến 05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ. | Cảnh cáo | Nộp đủ tiền chậm nộp. |
| 2 | Chậm nộp hồ sơ khai thuế từ 01 đến 30 ngày, trừ trường hợp (1) | Từ 2 – 5 triệu đồng | |
| 3 | Chậm nộp hồ sơ khai thuế từ 31 đến 60 ngày | Từ 5 – 8 triệu đồng | |
| 4 | Chậm nộp hồ sơ khai thuế từ 61 đến 90 ngày.
Chậm nộp hồ sơ khai thuế từ 91 ngày trở lên mà không phát sinh số thuế phải nộp. |
Từ 8 – 15 triệu đồng | Nộp đủ tiền chậm nộp. |
| 5 | Chậm nộp hồ sơ khai thuế trên 90 ngày, từ ngày hết hạn, có phát sinh số thuế phải nộp nhưng người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế/tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước trước khi cơ quan thuế ra công bố quyết định kiểm tra, thanh tra thuế hoặc trước thời điểm mà cơ quan thuế lập biên bản về hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế. | Từ 15 – 25 triệu đồng | Buộc phải nộp đủ tiền chậm nộp. |
Lưu ý: Ngoài nộp phạt, nếu cá nhân chậm nộp thì còn phải nộp thêm khoản tiền chậm nộp theo công thức: Tiền chậm nộp 01 ngày = 0,05% x số tiền chậm nộp.
Giải đáp một số vấn đề thắc mắc về quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2 nơi như thế nào?
Căn cứ theo tiết d.2, điểm d, khoản 6, Điều 8, Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn số 636/TCT-DNNCN, hướng dẫn quyết toán thuế TNCN 2023, các cá nhân làm việc tại hai nơi có thể quyết toán thuế theo hai cách sau đây:
- Uỷ quyền cho nơi đang thực hiện ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên:
- Tự thực hiện nộp thuế TNCN online nếu có nhu cầu tự quyết toán thuế với thu nhập vãng lai hoặc không còn làm việc ở nơi ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên.
Việc ủy quyền quyết toán thuế TNCN thực hiện như thế nào?
Để thực hiện ủy quyền nộp thuế cá nhân thì cá nhân cần phải thực hiện theo 02 bước sau:
- Bước 1: Điền đầy đủ thông tin mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN (số 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC)
- Bước 2: Gửi giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
Kết luận
Trên đây là tổng hợp toàn bộ thông tin về quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân mà Thuế Anh Minh muốn chia sẻ. Khi bạn thuộc các đối tượng phải quyết toán thuế TNCN thì có thể lựa chọn thực hiện quyết toán trực tiếp hoặc thông qua đơn vị, cá nhân theo đúng quy định. Trường hợp không thể tự làm quyết toán thì hãy liên hệ với Thuế Anh Minh qua hotline 0909.989.676 – 0913.479.676 để được hỗ trợ nhanh chóng với mức chi phí ưu đãi.
