Chứng từ kế toán được xem là bằng chứng xác thực để chứng minh các nghiệp cụ kinh tế phát sinh thực tế của doanh nghiệp để làm căn cứ ghi sổ kế toán và lập nên các báo cáo phục vụ cho hoạt động kinh doanh, ngoài ra nó cũng là cơ sở để các cơ quan chức năng thực hiện thanh tra các nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp. Vì thế, chứng từ kế toán được xem là loại tài liệu cực kì quan trọng và cần được bảo mật cao nhất. Sau đây, Kế toán Anh Minh xin giới thiệu về thời gian lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của pháp luật để các doanh nghiệp có thể hiểu thêm và thực hiện tốt tránh xảy ra những sai sót không đáng có.
Loại chứng từ kế toán nào phải được lưu trữ theo quy định?
Dựa trên điều 8 NĐ 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế Toán, khi phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán cần phải lưu trữ những chứng từ sau đây:
- Chứng từ kế toán phát sinh hằng ngày như: hóa đơn, phiếu thu chi, phiếu nhập kho,…
- Sổ chi tiết kế toán từng tài khoản, sổ công nợ, sổ kế toán tổng hợp, sổ TSCĐ, CCDC,.. và tất cả các sổ sách đã lập.
- Báo cáo tài chính năm, báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách và báo cáo quyết toán.
- Các tài liệu khác có liên quan đến kế toán như: các loại hợp đồng kinh tế, thuê mướn tài sản; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán (nếu có);các tài liệu liên quan đến việc thanh tra, giám sát, kiểm toán của cơ quan ban ngành; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí đối với Quốc gia,…
Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định
Dựa trên điều 12, 13, 14 NĐ 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế Toán, thời gian lưu trữ chứng từ kế toán được chia thành 3 mốc như sau:
Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm
- Chứng từ kế toán phát sinh hằng ngày dùng cho việc theo dõi và điều hành quản lý doanh nghiệp, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, chi; phiếu nhập, xuất kho hàng hóa nguyên vật liệu;…
- Trường hợp tài liệu kế toán nêu trên khác với quy định của pháp luật thì tiến hành lưu trữ theo quy định đó.
Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
- Chứng từ kế toán như bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết; sổ chi tiết, sổ tổng hợp kế toán; báo cáo thuế, tài chính hằng tháng, quý năm ,…sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
- Tài liệu kế toán liên quan đến tài sản của công ty như hợp đồng thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
- Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.
- Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động kinh doanh, kết thúc dự án.
- Tài liệu liên quan khác như hồ sơ kiểm toán, hồ sơ thanh tra, giám sát của cơ quan có thẩm quyền, hồ sơ nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.
- Các tài liệu kế toán khác không có trong quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP
- Trường hợp tài liệu kế toán nêu trên khác với quy định của pháp luật thì tiến hành lưu trữ theo quy định đó.
Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn
- Các tài liệu kế toán có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn sẽ chia ra làm hai:
+ Các đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước: Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Ngoài ra, tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn còn được xác định bởi người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
+ Đối với hoạt động kinh doanh: tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng quốc gia. Tương tụ các đơn vị nhà nước, việc xác định tài liệu kế toán được lưu trữ vĩnh viễn cũng do người đứng đầu hoặc người đại diện quyết định.
- Các tài liệu kế toán được quy định phải lưu trữ vĩnh viễn doanh nghiệp phải lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.
Quy định cách lưu trữ chứng từ kế toán
Dựa trên điều 9 NĐ 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế Toán quy định các thức lưu trữ chứng từ kế toán như sau:
- Tài liệu kế toán lưu trữ bắt buộc là bản chính theo quy định của pháp luật cho tất cả loại tài liệu kế toán trừ một số trường hợp sau đây:
+ Tài liệu kế toán theo quy định tại khoản 2,3 điều 6 NĐ này chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị được lưu bản chính, các đơn vị khác có thể lưu trữ dạng bản sao chụp.
+ Trong thời gian tài liệu kế toán bị tạm giữ hoặc tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế toán lưu trữ tài liệu kế toán bản sao chụp kèm theo “Biên bản giao nhận tài liệu kế toán” theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định này.
+ Tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Nghị định này thì người làm kế toán phải tiến hành lưu trữ tài liệu kế toán bản sao chụp. Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được theo quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định này thì phải có và lưu trữ “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được”.
– Tài liệu kế toán phải được doanh nghiệp bảo quản cẩn thận, đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Doanh nghiệp phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với các bộ phận và những người thực hiện công tác kế toán. Trường hợp doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán theo quy định. Doanh nghiệp phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán và người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán trong quá trình sử dụng.
– Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán sẽ quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử.
– Tài liệu kế toán được đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, được phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
– Doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định. Những cơ quan được cung cấp tài liệu kế toán phải có trách nhiệm bảo quản, gìn giữ tài liệu kế toán trong suốt thời gian sử dụng và đảm bảo hoàn trả đầy đủ, đúng thời hạn tài liệu kế toán đã nhận.
Quy định nơi lưu trữ chứng từ kế toán
Dựa trên điều 11 của NĐ 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật kế toán, nơi lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng những yêu cầu sau đây:
- Tài liệu kế toán của doanh nghiệp phải lưu trữ tại kho của doanh nghiệp và phải đảm bảo có đầy đủ các trang thiết bị để bảo quản tính an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định. Trường hợp doanh nghiệp không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ thì có thể thuê tổ chức, cơ quan bên ngoài lưu trữ và phải có hợp đồng lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
- Tài liệu kế toán của doanh nghiệp giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động kinh doanh hoặc các dự án kết thúc hoạt động được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
- Tài liệu kế toán của doanh nghiệp chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp được lưu trữ tại đơn vị kế toán mới hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp quyết định.
- Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của doanh nghiệp bị chia, tách: Nếu tài liệu kế toán phân chia được cho đơn vị kế toán mới thì lưu trữ tại đơn vị mới; nếu tài liệu kế không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị kế toán bị chia hoặc bị tách hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định. Tài liệu kế toán liên quan đến chia đơn vị kế toán thì lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới. Tài liệu kế toán liên quan đến tách đơn vị kế toán thì được lưu trữ tại nơi đơn vị bị tách, đơn vị kế toán mới.
- Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và liên quan đến hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp thì phải lưu trữ tại doanh nhận sáp nhập hoặc doanh nghiệp hợp nhất hợp nhất.
- Tài liệu kế toán liên quan đến an ninh, quốc phòng phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Mức xử phạt các hành vi liên quan đến quy định lưu trữ chứng từ kế toán
Dựa trên Điều 15 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập, mức xử phạt hành vi liên quan đến quy định lưu trữ chứng từ kế toán như sau:
- Phạt cảnh cáo đối với một trong các trường hợp :
- a) Tiến hành lưu trữ tài kế toán chậm từ 12 tháng trở lên so với quy định;
- b) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ mà không sắp xếp theo thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các trường hợp sau:
- a) Tài liệu kế toán không được lưu trữ đầy đủ theo quy định pháp luật;
- b) Quá trình tiến hành bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, dẫn đến hư hỏng, mất mát trong thời hạn lưu trữ;
- c) Trong thời hạn lưu trữ có hành vi sử dụng tài liệu kế toán không đúng quy định;
- d) Không thực hiện công tác kiểm kê, phân loại, phục hồi các tài liệu kế toán đã bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các trường hợp sau:
- a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
- b) Khi tiến hành tiêu hủy tài liệu, không thành lập Hội đồng tiêu hủy, biên bản tiêu hủy và thực hiện sai phương pháp tiêu hủy theo quy định.
Qua bài viết trên, Kế toán Anh Minh đã giới thiệu đến quý doanh nghiệp về các quy định lưu trữ chứng từ kế toán.
Qúy khách hàng có thắc mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói uy tín, hãy liên hệ ngay Kế toán Anh Minh để được tư vấn, hỗ trợ nhiệt tình cụ thể nhất.
Kế toán Anh Minh xin được hân hạnh đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh và phát triển!
🕿 Gọi ngay Hotline: 0913 479 676 Ms. Hạnh để được tư vấn chi tiết và nhanh nhất
——————————————————————-
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ ANH MINH
Hotline / Zalo tư vấn: 0913.479.676 (MS.HẠNH)
Website: https://ketoanthuduc.vn/ – https://thanhlapcongtyvn.com.vn
Email : tax.anhminh@gmail.com
Trụ sở chính: 52/28/2 Đường số 12, Tam Bình, Thủ Đức, Tp.HCM