Chứng từ kế toán được xem là cơ sở pháp lý để xác thực các số liệu kế toán của nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế tại doanh nghiệp để làm căn cứ ghi sổ kế toán và lập nên các báo cáo phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Vì thế mỗi doanh nghiệp cần có một quy trình cụ thể để xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán một cách khoa học nhất. Sau đây, Kế toán Anh Minh xin trình bày rõ ràng trình tự xử lý chứng từ kế toán để giúp doanh nghiệp nắm rõ hơn về quy trình này.
Trình tự xử lý chứng từ kế toán theo thông tư BTC
Dựa theo quy định về chứng từ kế toán tại Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/ TT-BTC, Kế toán Anh Minh xin giới thiệu các bước để xử lý chứng từ kế toán như sau:
Bước 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ
Tất cả các chứng từ kế toán bao gồm các chứng từ do doanh nghiệp lập (hóa đơn đầu ra,..), chứng từ lưu chuyển nội bộ trong doanh nghiệp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp (giấy tạm ứng, hoàn ứng tiền, phiếu xuất kho,..), chứng từ nhận từ nhà cung cấp ( các hóa đơn mua vào,..) sẽ được tập hợp đầy đủ tại phòng kế toán. Sau đó kế toán sẽ kiểm tra xem đã đầy đủ chứng từ hay chưa bằng cách so sánh với các nghiệp vụ phát sinh, đối chiếu với nhà cung cấp và khách hàng.
Bước 2: Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt
Dựa trên Khoản 5 Điều 5 Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết nếu các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài thì khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo quy định kế toán tại Việt Nam cần phải được dịch những nội dung chủ yếu theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 Luật Kế Toán ra tiếng Việt. Doanh nghiệp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về độ chính xác và đầy đủ rõ ràng của nội dung được dịch. Chứng từ kế toán dịch ra bảng Tiếng Việt phải có bản chính bằng tiếng nước ngoài đính kèm.
– Các tài liệu kèm theo chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài như các hợp đồng, hồ sơ kèm theo chứng từ thanh toán, báo cáo quyết toán năm và các tài liệu khác của doanh nghiệp trừ khi có yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì không bắt buộc phải dịch ra tiếng Việt
Bước 3: Kiểm tra chứng từ kế toán
Tất cả chứng từ kế toán trước khi được làm căn cứ ghi sổ phải được kiểm tra và được xác minh là hợp lệ, hợp pháp chính xác. Các chứng từ sai sai không phù hợp sẽ được kế toán loại bỏ, điều chỉnh theo quy định của pháp luật. Khi nhận chứng từ, kế toán cần kiểm tra:
– Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu và yếu tố ghi chép trên chứng từ. Nội dung trong chứng từ phải bảo đảm được sự đầy đủ và cụ thể, không nên sử dụng những từ ngữ có nhiều ý nghĩa để tránh trường hợp hiểu sai nội dung chứng từ, ngoài ra mực dùng để ghi và ký chứng từ phải là loại mực không phai, không được sử dụng mực đỏ và bút chì. Bên canh đó, chứng từ kế toán phải bảo đảm được tính khách quan không được bịa đặt hay gian dối khi lập và sử dụng chứng từ.
– Tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ tài chính, kế toán phát sinh đã ghi trên chứng từ. Khi lập chứng từ kế toán phải tuân thủ theo quy định của pháp luật kể cả về nội dung lẫn hình thức bởi chứng từ sẽ là bằng chứng xác minh cho các nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp khi có sự thanh tra của các cơ quan ban ngành. Chứng từ kế toán được xem là hợp lý hợp lệ khi có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Nếu có xảy ra tranh chấp, chứng từ kế toán sẽ là bằng chứng chứng thực cơ sở pháp lý của doanh nghiệp để phân định đúng sai và trách nhiệm của các bên.
– Tính chính xác của thông tin và số liệu trên chứng từ kế toán. Kế toán cần phải cẩn thận khi xem xét, kiểm tra số liệu phát sinh trên chứng từ so với thực tế bởi điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình lập báo cáo tài chính để phục vụ cho hoạt động kinh doanh phát triển của doanh nghiệp.
– Tính chấp hành quy chế quản lý chứng từ trong phạm vi nội bộ đối với chứng từ do đơn vị lập. Các chứng từ lưu chuyển trong nội bộ phải tuân thủ theo quy định quy trình kế toán ngay từ đầu doanh nghiệp đã xây dựng để chủ doanh nghiệp và kế toán có thể dễ dàng quản lý và nắm bắt được những khoản thu chi và tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp.
Trong quá trình kiểm tra chứng từ kế toán, khi phát hiện có các hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, hoặc lập không đúng, không rõ ràng thì kế toán phải từ chối thực hiện ,đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số theo quy định của Luật kế toán thì kế cần trả lại, yêu cầu người lập làm thêm thủ tục điều chỉnh.
Bước 4: Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán
Các chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra sẽ được kế toán sử dụng để phản ánh kịp thời vào sổ sách rồi được đưa đến lần lượt các bộ phận liên quan để cung cấp những thông tin cần thiết. Sau đó sẽ tập hợp các chứng từ tại phòng kế toán để tiến hành đóng sổ và lưu trữ chứng từ. Các chứng từ kế toán phải bảo đảm có một quy trình luân chuyển hợp lý để không ảnh hưởng đến công tác kế toán và thông tin doanh nghiệp. Do đó, để bảo đảm tính nhanh nhạy và cẩn thận, doanh nghiệp cần xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán cho từng loại chứng từ, quy định rõ ràng sự luân chuyển và thời gian cho mỗi lần luân chuyển của chứng từ. Chứng từ khi luân chuyển cần có sổ giao nhận có chữ ký của các bên để tránh trường hợp làm mất đổ lỗi giữa các phòng ban trong doanh nghiệp.
Ngoài ra, để tối ưu hóa thời gian, kế toán nên cải tiến công tác kế toán của doanh nghiệp theo hướng giảm số lượng chứng từ, đơn giản hóa nội dung và thủ tục, ký, xét duyệt chứng từ nhưng vẫn bảo đảm tính hợp pháp theo quy định của pháp luật
Bước 5: Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán
Dựa trên NĐ 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế Toán , chứng từ kế toán phải tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi sử dụng, chứng từ kế toán phải được bảo quản cẩn thận, lưu trữ hợp lý và sắp xếp theo trình tự thời gian để doanh nghiệp có cơ sở đối chiếu, kiểm tra khi cần
Về quy định về thời gian, cách thức và nơi lưu trữ đã được Kế toán Anh Minh giới thiệu qua
Theo Điều 16 Nghị định 174/2014/NĐ-CP quy định về việc Tiêu hủy tài liệu kế toán Theo đó, tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chỉ khi không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi tiêu hủy chứng từ kế toán doanh nghiệp cần phải tiến hành từng bước theo quy định của pháp luật để tránh bị những xử phạt hành chính không đáng có.
Các loại chứng từ kế toán liên quan đến “Tiền Mặt”
Dựa theo quy định về chứng từ kế toán tại Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/ TT-BTC, các loại chứng từ kế toán liên quan đến “ Tiền Mặt” bao gồm:
- Phiếu thu (01-TT)
- Phiếu chi (02-TT)
- Giấy đề nghị tạm ứng (03-TT)
- Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (04-TT)
- Giấy đề nghị thanh toán (05-TT)
- Biên lai thu tiền (06-TT)
- Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (07-TT)
- Bảng kiểm kê quỹ tiền VNĐ (08a-TT)
- Bảng kiểm kê quỹ ngoại tệ, vàng bạc, đá quý (08b-TT)
- Bảng kê chi tiền (09-TT)
Thông qua bài viết trên, Kế toán Anh Minh hy vọng đã đem lại cho các bạn những thông tin hữu ích về trình tự xử lý chứng từ kế toán.
Qúy khách hàng có thắc mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói uy tín, hãy liên hệ ngay Kế toán Anh Minh để được tư vấn, hỗ trợ nhiệt tình cụ thể nhất.
Kế toán Anh Minh xin được hân hạnh đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh và phát triển!
🕿 Gọi ngay Hotline: 0913 479 676 Ms. Hạnh để được tư vấn chi tiết và nhanh nhất
——————————————————————-
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ ANH MINH
Hotline / Zalo tư vấn: 0913.479.676 (MS.HẠNH)
Website: https://ketoanthuduc.vn/ – https://thanhlapcongtyvn.com.vn
Email : tax.anhminh@gmail.com
Trụ sở chính: 52/28/2 Đường số 12, Tam Bình, Thủ Đức, Tp.HCM
