Mã số thuế cá nhân là mã số duy nhất giúp cơ quan thuế quản lý thu nhập và nghĩa vụ đóng góp ngân sách của mỗi công dân. Với sự đẩy mạnh chuyển đổi số của ngành Thuế, việc đăng ký mã số thuế cá nhân 2026 đã trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều.
Dù bạn là cá nhân muốn tự thực hiện hay doanh nghiệp cần đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn mọi phương thức.
1. Tại sao phải đăng ký mã số thuế cá nhân?
Trước khi tìm hiểu cách đăng ký mã số thuế cá nhân ở đâu, bạn cần biết mã số này mang lại lợi ích gì:
- Khấu trừ thuế: Được áp dụng mức giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc.
- Hoàn thuế: Chỉ những cá nhân có MST mới được làm thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu nộp thừa.
- Hợp pháp hóa thu nhập: Giúp các giao dịch kinh tế, nhận lương từ tổ chức trở nên minh bạch và đúng pháp luật.
2. Đăng ký mã số thuế cá nhân ở đâu?
Tùy vào đối tượng, nơi tiếp nhận hồ sơ sẽ khác nhau:
- Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả: Đăng ký thông qua doanh nghiệp nơi mình làm việc.
- Đối với cá nhân tự đăng ký: * Nộp hồ sơ trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi cư trú (thường trú hoặc tạm trú).
- Tự đăng ký mã số thuế cá nhân ở đâu? Bạn có thể thực hiện qua cổng dịch vụ công quốc gia hoặc App eTax Mobile.
3. Cách đăng ký mã số thuế cá nhân trên mạng (Dành cho cá nhân tự làm)
Đây là cách đăng ký mã số thuế cá nhân tại nhà được ưu tiên nhất hiện nay vì tính tiện lợi.
3.1 Đăng ký qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế
- Truy cập website: thuedientu.gdt.gov.vn.
- Chọn mục Cá nhân -> Đăng ký thuế lần đầu.
- Chọn đối tượng tương ứng (Thông thường là “Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công”).
- Điền đầy đủ thông tin: Họ tên, số CCCD (loại 12 số có gắn chíp), ngày cấp, nơi cấp.
- Hệ thống sẽ kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để xác thực. Sau khi thành công, bạn sẽ nhận được thông báo mã số thuế.
3.2 Đăng ký qua App eTax Mobile
Năm 2026, ứng dụng eTax Mobile là công cụ mạnh mẽ nhất. Bạn chỉ cần tải app, quét QR trên CCCD gắn chíp để hệ thống tự động điền thông tin và gửi yêu cầu cấp MST.
4. Cách đăng ký mã số thuế cá nhân thông qua doanh nghiệp
Đối với các công ty mới thành lập hoặc có nhân sự mới chưa có mã số thuế, doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm HTKK hoặc nộp trực tiếp trên trang Thuế điện tử.
4.1 Cách đăng ký mã số thuế cá nhân trên HTKK
- Mở phần mềm HTKK phiên bản mới nhất.
- Chọn mục Thuế Thu Nhập Cá Nhân -> Tờ khai đăng ký thuế qua cơ quan chi trả (05-ĐK-TH-TCT).
- Nhập đầy đủ thông tin của nhân viên theo CCCD.
- Kết xuất tệp hồ sơ dạng XML.
- Truy cập trang thuedientu.gdt.gov.vn (mục Doanh nghiệp) để nộp tệp XML vừa kết xuất.
4.2 Đăng ký trực tiếp trên trang Thuế điện tử (Không cần HTKK)
Nếu số lượng nhân viên ít, doanh nghiệp có thể nhập trực tiếp:
- Đăng nhập tài khoản thuế của doanh nghiệp.
- Vào mục đăng ký thuế -> Nộp tờ khai 05-ĐK-TH-TCT.
- Chọn “Đăng ký mới” và nhập thông tin trực tiếp trên lưới dữ liệu rồi ký số nộp.
5. Hướng dẫn tra cứu mã số thuế cá nhân theo họ tên và CCCD
Sau khi nộp hồ sơ, bạn cần kiểm tra xem MST đã được cấp chưa.
Cách 1: Tra cứu qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Đây là cách chính thống và cung cấp đầy đủ thông tin nhất về mã số thuế, cơ quan thuế quản lý và tình trạng hoạt động.
- Truy cập địa chỉ: https://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp
- Chọn tab: “Thông tin về người nộp thuế TNCN”.
Nhập thông tin:
- Số chứng minh thư/Thẻ căn cước: Nhập chính xác số CCCD (12 số).
- Mã xác nhận: Nhập đúng các ký tự hiển thị trong ô hình ảnh bên cạnh.
- Lưu ý: Bạn không nhất thiết phải nhập ô Họ và tên hay Địa chỉ, chỉ cần số CCCD là đủ.
- Nhấn “Tra cứu”: Kết quả sẽ hiển thị ngay bên dưới bao gồm: Mã số thuế, Tên người nộp thuế, Cơ quan thuế quản lý, Số CCCD, Ngày thay đổi thông tin gần nhất và Ghi chú (đang hoạt động hay đã đóng mã số).
Cách 2: Tra cứu qua trang Thuế Điện Tử (eTax)
Trang web này thường được dùng để nộp hồ sơ thuế nhưng tính năng tra cứu cũng rất hiệu quả.
- Truy cập: https://thuedientu.gdt.gov.vn/
- Chọn mục: “Cá nhân”.
- Chọn tính năng: “Tra cứu thông tin NNT”.
- Nhập thông tin: Tương tự như cách 1, bạn nhập số CCCD và mã xác nhận.
- Kết quả: Hệ thống sẽ trả về bảng thông tin chi tiết của chủ sở hữu số CCCD đó.
Cách 3: Tra cứu qua ứng dụng eTax Mobile
Nếu bạn đã cài đặt ứng dụng eTax Mobile trên điện thoại thông minh, đây là cách nhanh nhất vì có tính năng quét QR.
- Mở ứng dụng eTax Mobile và đăng nhập (bằng vân tay/FaceID hoặc mật khẩu).
- Chọn mục: “Tiện ích” -> “Tra cứu thông tin NNT”.
- Quét mã QR: Bạn có thể đưa camera vào mã QR trên thẻ CCCD gắn chíp để hệ thống tự nhận diện thông tin hoặc nhập thủ công số CCCD.
- Xem kết quả: Mọi thông tin về các mã số thuế bạn đang sở hữu (nếu có nhiều hơn 1 mã số do thay đổi giấy tờ) sẽ hiện ra đầy đủ.
6. Đóng mã số thuế cá nhân: Khi nào và làm ở đâu?
Không phải lúc nào bạn cũng có thể tùy tiện đóng mã số thuế. Theo quy định, mã số thuế cá nhân chỉ được chấm dứt hiệu lực trong các trường hợp sau:
- Bị cấp trùng mã số thuế: Đây là trường hợp phổ biến nhất. Một cá nhân vô tình có 2 mã số thuế (một mã theo CMND 9 số cũ và một mã theo CCCD 12 số mới). Bạn buộc phải đóng một mã và chỉ giữ lại mã số duy nhất theo CCCD gắn chíp.
- Cá nhân ra nước ngoài định cư: Khi bạn chuyển hẳn sang quốc gia khác và không còn nguồn thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
- Cá nhân đã chết, mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự: Thân nhân sẽ thực hiện thủ tục đóng mã số thuế cho người đó.
- Cá nhân kinh doanh giải thể: Đối với hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh quyết định ngừng hoạt động hoàn toàn.
Nơi tiếp nhận hồ sơ đóng mã số thuế là nơi đã cấp mã số thuế cho bạn hoặc nơi bạn cư trú cuối cùng trước khi thay đổi tình trạng pháp lý:
- Chi cục Thuế nơi bạn đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú: Nếu bạn là cá nhân tự kinh doanh hoặc tự đăng ký mã số thuế.
- Chi cục Thuế quản lý doanh nghiệp: Nếu mã số thuế của bạn do công ty cũ đăng ký và bạn đang làm việc tại đó.
- Trực tuyến (Online): Hiện nay, Tổng cục Thuế đã hỗ trợ thực hiện thủ tục này thông qua cổng Thuedientu hoặc ứng dụng
- eTax Mobile (đối với trường hợp hủy mã số thuế do trùng lặp).
- Thủ tục: Bạn cần nộp mẫu đơn 24/ĐK-TCT lên Chi cục thuế quản lý để làm thủ tục tất toán nghĩa vụ thuế trước khi đóng mã số.
7. Các lỗi thường gặp khi làm mã số thuế cá nhân?
- Sai định dạng ngày cấp CCCD: Luôn kiểm tra kỹ trên thẻ nhựa.
- Trùng thông tin: Hệ thống báo số CCCD đã được đăng ký (Lúc này bạn nên tra cứu lại vì có thể công ty cũ đã đăng ký cho bạn).
- Địa chỉ cư trú không rõ ràng: Cần ghi chính xác theo hộ khẩu hoặc giấy tạm trú mới nhất.
8. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ đăng ký mã số thuế chuyên nghiệp?
Dù quy trình có vẻ đơn giản, nhưng với các doanh nghiệp có số lượng nhân sự biến động lớn, việc tự quản lý và đăng ký MST thường gặp các rủi ro:
- Sai sót thông tin dẫn đến bị từ chối hồ sơ nhiều lần.
- Không cập nhật kịp thời các thay đổi về số CCCD mới của nhân viên.
- Quên đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh, gây thiệt thòi cho người lao động.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp đang loay hoay với các thủ tục thuế, hoặc bạn là cá nhân gặp vướng mắc trong việc quyết toán thuế TNCN, Kế Toán Anh Minh chính là đối tác giải quyết mọi khó khăn pháp lý cho bạn.
Các dịch vụ nổi bật tại Kế Toán Anh Minh:
- Dịch vụ thành lập doanh nghiệp và đăng ký thuế ban đầu.
- Dịch vụ kế toán thuế trọn gói cho SME.
- Dịch vụ quyết toán thuế TNCN cho người Việt Nam và người nước ngoài.
- Dịch vụ rà soát, gỡ rối hồ sơ thuế.
Hiểu rõ cách đăng ký mã số thuế cá nhân và thực hiện đúng quy định không chỉ là trách nhiệm mà còn là cách để bạn bảo vệ quyền lợi tài chính của chính mình. Với sự hỗ trợ từ công nghệ hiện đại và các đơn vị tư vấn uy tín, việc quản lý thuế sẽ không còn là gánh nặng.
Bạn đang cần đăng ký mã số thuế cho hàng loạt nhân viên mới hay đang gặp trục trặc về mã số thuế bị trùng?
Đừng ngần ngại! Hãy liên hệ ngay với Kế Toán Anh Minh để được tư vấn miễn phí và xử lý hồ sơ nhanh gọn, chính xác nhất!
