Thời gian cuối quý I cho đến đầu quý II hàng năm là thời điểm để thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Trong một số trường hợp, phần thuế nộp cao hơn với số mức thuế cần nộp trong năm thì người lao động sẽ được hoàn lại một phần thuế đã đóng. Vậy hoàn thuế TNCN (thu nhập cá nhân) là gì? Để hiểu rõ hơn về thời gian, thủ tục, hồ sơ hoàn thuế, người lao động hãy tham khảo bài viết sau của Kế Toán Anh Minh.
1. Hoàn Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là gì?
Thực tế hiện nay ở Việt Nam vẫn chưa có một định nghĩa chính thức nào về thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Tuy nhiên, chúng ta có thể hiểu đơn giản thuế TNCN là loại thuế trực thu, được tính dựa vào thu nhập của người nộp thuế khi đã trừ đi các khoản thu nhập được tính miễn thuế và các khoản giảm trừ gia cảnh theo quy định của Luật thuế thu nhập cá nhân.
Căn cứ theo luật thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn của pháp luật, chúng ta có định nghĩa về hoàn thuế TNCN như sau: Hoàn thuế thu nhập cá nhân là việc cá nhân người nộp thuế được hoàn lại phần tiền sau khi đã nộp thuế TNCN thuộc một trong các trường hợp được hoàn thuế theo quy định và có yêu cầu hoàn trả gửi cơ quan Thuế. Tuy nhiên chỉ những trường hợp người lao động phát hiện đã đóng tiền thuế thu nhập cá nhân nhiều hơn số tiền phải nộp và gửi đề nghị mới được hoàn thuế.
2. Các trường hợp được hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2023
Các đối tượng phải đóng thuế thu nhập cá nhân và những trường hợp người lao động được hoàn thuế đã có quy định rõ ràng theo quy chế pháp luật. Cá nhân, doanh nghiệp nên nắm rõ để chủ động trong việc nộp thuế.
2.1. Đối tượng phải đóng thuế thu nhập cá nhân
Điều 2, Luật thuế thu nhập cá nhân năm 2007 quy định về các đối tượng phải đóng thuế thu nhập cá nhân bao gồm:
- Cá nhân cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam.
- Cá nhân không cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh trong lãnh thổ Việt Nam.
Trong đó, cá nhân cư trú là người có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam. Đồng thời cá nhân có nơi ở đăng ký thường trú hoặc có nhà thuê để ở tại Việt Nam, với thời hạn hợp đồng thuê từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế.
2.2. Các trường hợp được hoàn thuế thu nhập cá nhân
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 8, Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 có 4 trường hợp cá nhân được hoàn thuế TNCN gồm có:
- Số tiền thuế cá nhân đã nộp lớn hơn số thuế thực tế phải nộp.
- Số tiền thuế nộp thừa của cá nhân không bù trừ với số thuế phải nộp của kỳ tiếp theo.
- Cá nhân đã thực hiện nộp thuế thu nhập cá nhân nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế.
- Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
3. Điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân theo Thông tư 111/2013/TT-BTC
Trong nội dung Khoản 2, 3 Điều 28, Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về hoàn thuế TNCN cho người lao động như sau:
“2. Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân. Sau khi bù trừ, nếu còn số thuế nộp thừa thì được bù trừ vào kỳ sau hoặc hoàn thuế nếu có đề nghị hoàn trả.
3.Đối với cá nhân thuộc diện khai trực tiếp với cơ quan thuế có thể lựa chọn hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau tại cùng cơ quan thuế.”
Như vậy theo quy định trên nếu không có đề nghị hoàn thuế TNCN thì số tiền thuế nộp thừa sẽ được tự động bù trừ vào kỳ nộp sau, đồng thời cơ quan thuế cũng không chủ động hoàn thuế.
- Trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
- Trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế thì có thể nhận lại số tiền thuế đóng thừa hoặc lựa chọn bù trừ với số thuế phải nộp của kỳ tiếp theo.
Ngoài ra, căn cứ vào Điều 28 Thông tư 111/2013/TT/BTC và điểm b, khoản 1, Điều 25 Thông tư 80/2021/TT-BTC thì người được hoàn thuế phải đảm bảo có số tiền thuế thu nhập cá nhân đã nộp trong kỳ lớn hơn số thuế phải nộp khi quyết toán và đã có mã số thuế tại thời điểm hoàn thuế.
4. Hồ sơ hoàn thuế TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC
Theo quy định tại Điều 53 Thông tư 156/2013/TT của Bộ Tài chính và một số sửa đổi bổ sung thì thủ tục, hồ sơ hoàn thuế TNCN sẽ có sự thay đổi với các đối tượng khác nhau. Bạn có thể xem xét qua 3 trường hợp sau:
Trường hợp 1: Cá nhân ủy quyền cho bên thứ 3 quyết toán thuế
Trường hợp hoàn thuế đối với những cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho bên thứ 3 như: đơn vị, tổ chức, cá nhân trả thu nhập, tiền lương, tiền công… thì thực hiện theo các bước làm hồ sơ gồm:
Bước 1: Cá nhân và tổ chức được ủy quyền thuộc chuẩn bị đủ hồ sơ
- Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách Nhà nước. Chú ý điền đầy đủ theo mẫu số 01/ĐNHT ban hành kèm thông tư 156/2013/TT của Bộ Tài Chính.
- Bản chụp đầy đủ các loại giấy tờ, biên lai đã nộp thuế thu nhập cá nhân của người được ủy quyền từ tổ chức, cá nhân trả thu nhập và phải ký cam kết chịu trách nhiệm tính xác thực của bản chụp này.
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế của cá nhân với bên thứ 3 là cá nhân, tổ chức trả thu nhập, làm theo mẫu 02/UQ-QTT-TNCN.
Bước 2. Cá nhân, tổ chức được ủy quyền nộp hồ sơ hoàn thuế
Bước 3: Chờ CQT tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Trong thời hạn 6 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ đề nghị hoàn thuế của cá nhân thì cơ quan thuế sẽ thông báo về việc chuyển hồ sơ sang diện xem xét, kiểm tra trước và hoàn thuế cho người nộp thuế. Nội dung này quy định rõ tại điểm a khoản 3 Điều 58 Thông tư 156/2013/TT-BTC.
Trường hợp 2: Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế
Trường hợp cá nhân cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế không cần nộp hồ sơ hoàn thuế. Trường hợp này người lao động chỉ cần điền số thuế yêu cầu hoàn trả vào một trong hai nội dung trong tờ khai quyết toán thuế online theo mẫu số 02/QTT-TNCN khi quyết toán thuế với Cơ quan có thẩm quyền:
- Chỉ tiêu [47] – “Số thuế hoàn trả vào tài khoản NNT”.
- Chỉ tiêu [49] – “Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau”.
Lưu ý, đối với những cá nhân có khả năng được hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng lại nộp chậm tờ khai quyết toán thuế theo thời hạn quy định sẽ không bị xử phạt hành chính khi khai quyết toán thuế quá thời hạn.
Trường hợp 3: Cá nhân chuyển nhượng chứng khoán có số thuế nộp thừa và có nhu cầu được hoàn thuế
Cá nhân chuyển nhượng chứng khoán có số thuế nộp thừa và có nhu cầu được hoàn thuế không cần phải nộp hồ sơ hoàn thuế. Trong trường hợp này các bạn chỉ cần ghi số thuế yêu cầu hoàn trả vào 1 trong 2 nội dung tại tờ khai quyết toán thuế theo mẫu số 13/KK-TNCN:
- Chỉ tiêu số [31] – “Số thuế hoàn trả vào tài khoản NNT”.
- Chỉ tiêu số [33] – “Số thuế bù trừ vào kỳ sau”.
5. Thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2023
Thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2023 cũng sẽ được quy định cụ thể cho từng trường hợp khác nhau. Người lao động cần biết mình thuộc trường hợp nào để tiến hành thủ tục cho đúng quy định.
5.1. Trường hợp nộp trực tiếp tại các cơ quan thuế
Những cá nhân muốn nộp trực tiếp tại cơ quan thuế cần chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế TNCN theo quy định bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN.
- Bảng kê 02-1BK-QTT-TNCN
- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mà doanh nghiệp cấp.
- Bản chụp hợp đồng lao động nếu quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp giảm trừ gia cảnh.
- Sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú nếu quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
- Khi nộp hồ sơ mang theo chứng minh nhân dân để đối chiếu thông tin.
5.2. Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến (online)
Trường hợp bạn không có điều kiện để nộp trực tiếp tới cơ quan thuế thì có thể thực hiện nộp hồ sơ yêu cầu hoàn thuế online trên website Thuế Việt Nam – https://canhan.gdt.gov.vn. Quy trình thiết lập và nộp hồ sơ như sau:
Bước 1: Làm hồ sơ hoàn thuế online
Người lao động tiến hành làm Tờ khai Quyết toán 02/QTT-TNCN trên phần mềm HTKK rồi kết xuất XML bằng cách:
- Tải phần mềm HTKK
- Đăng nhập phần mềm bằng mã số thuế cá nhân
- Chọn tờ khai Quyết toán 02/QTT-TNCN
- Nhập số thuế đề nghị hoàn vào Chỉ tiêu [46] – “Số thuế hoàn trả cho người nộp thuế
- Nhập thông tin phương thức hoàn trả: Chọn chuyển khoản hoặc nhận tiền mặt. Lưu ý, nếu chuyển khoản thì bạn cần ghi rõ số tài khoản, ngân hàng, chủ tài khoản.
Nếu muốn kê khai chính xác các chỉ tiêu trong tờ khai Quyết toán 02/QTT-TNCN và bảng kê 02-1BK-QTT-TNCN, bạn hãy nhấn chuột phải vào mục chỉ tiêu tương ứng rồi nhấn F1 để xem hướng dẫn kê khai chi tiết.
Những thông tin được kê khai trong Quyết toán 02/QTT-TNCN dựa vào chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mà doanh nghiệp đã khấu trừ cấp hoặc giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước. Khi kê khai xong, bạn kết xuất XML để nộp hồ sơ qua mạng hoặc kết xuất Excel rồi in ra đề nộp trực tiếp.
Bước 2: Nộp hồ sơ hoàn thuế trên website Thuế Việt Nam
Bạn tiến hành đăng nhập vào website Thuế Việt Nam tại link: https://canhan.gdt.gov.vn/ và làm theo các bước: Nhập mã số thuế => Nhập mã kiểm tra => Chọn Tiếp tục => Gửi tờ khai quyết toán thuế.
Tại mục gửi tờ khai, người lao động điền vào tất cả các thông tin cá nhân theo yêu cầu của hệ thống, kèm theo tệp tờ khai. Sau đó chúng ta thực hiện xác nhận thông tin bằng cách nhập mã rồi nhấn vào mục “Gửi tờ khai”.
5.3. Trường hợp ủy quyền hoàn thuế TNCN cho công ty trả thu nhập
Trong trường hợp người lao động muốn ủy quyền hoàn thuế TNCN cho công ty trả thu nhập thì thực hiện thủ tục theo quy trình sau:
- Bước 1: Người nộp thuế ủy quyền hoàn thuế TNCN cho công ty.
- Bước 2: Công ty chuẩn bị hồ sơ yêu cầu hoàn thuế theo quy định.
- Bước 3: Nộp hồ sơ lên cơ quan Thuế.
- Bước 4: Cơ quan Thuế tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.
6. Thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN
Về thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN được quy định rõ tại Điều 75 Luật Quản lý thuế năm 2019 với nội dung sau:
- Tối đa trong 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN thuộc diện hoàn thuế trước, kiểm tra sau.
- Tối đa trong 40 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN thuộc diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau.
- Ngoài ra, người lao động phải hoàn thành thủ tục và nộp hồ sơ yêu cầu hoàn thuế trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Kết Luận
Bài viết trên đây của Kế Toán Anh Minh đã chia sẻ đến bạn đọc những thông tin về các trường hợp, hồ sơ, thủ tục hoàn thuế TNCN (thu nhập cá nhân). Nếu cá nhân hoặc doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm, kiến thức về vấn đề này thì nên sử dụng dịch vụ kế toán, thuế chuyên nghiệp tại Công ty Kế Toán Anh Minh. Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động cùng đội ngũ nhân viên chuyên môn cao chúng tôi sẽ giúp khách hàng giải quyết mọi vấn đề về thuế.
