Dịch vụ hóa đơn điện tử tại TpHCM – Anh Minh

Dịch vụ hóa đơn điện tử – giải pháp chuyển đổi công nghệ số và là xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ cho tất cả doanh nghiệp. Dịch vụ hóa đơn điện tử đem tới rất nhiều tính năng hữu ích mà hóa đơn giấy không thể làm được. Giúp giảm thiểu công việc và tăng hiệu quả cho công tác kế toán – thuế. 

Hóa đơn điện tử là gì?

Khoản 1 điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC đề cập về hóa đơn điện tử như sau: Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của người dùng. Và được tạo – lập, gửi – nhận, lưu trữ và quản lý dữ liệu bằng phương tiện điện tử.

Người sử dụng hóa đơn điện tử sẽ khởi tạo – lập, lưu trữ, quản lý trên hệ thống máy tính thông qua mã số thuế đã được cấp bởi cơ quan thuế nhà nước. Khi tiến hành giao dịch hàng hóa, dịch vụ, mọi dữ liệu sẽ được lưu trữ trên máy tính của hai bên. 

Bởi vậy, việc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. Đem lại nhiều tiện lợi và nhanh chóng cho người dùng. 

Đặc biệt, người dùng có thể chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy. Để đáp ứng nhu cầu cần có hóa đơn khi lưu thông hàng hóa/ dịch vụ hoặc quản lý hóa đơn của người mua.

Các loại hóa đơn điện tử 

– Hóa đơn giá trị gia tăng.

– Hóa đơn bán hàng.

– Hóa đơn xuất khẩu hàng hóa.

– Hóa đơn thu cước phí vận chuyển hàng không.

– Hóa đơn thu tiền bảo hiểm.

– Hóa đơn thu phí cước vận tải quốc tế.

– Hóa đơn thu phí dịch vụ ngân hàng.

Điều kiện sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử 

• Doanh nghiệp phải có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế hoặc trong hoạt động, giao dịch với ngân hàng.
• Doanh nghiệp có địa điểm hoặc đường truyền tải thông tin, mạng thông tin và thiết bị truyền tin. Và phải thỏa mãn những yêu cầu về: khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử.
• Kỹ thuật viên của doanh nghiệp có thể xử lý các yêu cầu về khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp phải có chữ ký điện tử theo quy định nhà nước khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử tại.
• Doanh nghiệp có phần mềm bán hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán. Để đảm bảo rằng dữ liệu của hóa đơn điện tử có thể tự động chuyển vào phần mềm (hay cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn điện tử.
• Khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải sở hữu quy trình sao lưu, lưu trữ và khôi phục dữ liệu với chất lượng tối thiểu theo quy định cụ thể sau:
  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu có thể đáp ứng các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
  • Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu để đảm bảo khi chẳng may gặp sự cố với hóa đơn điện tử.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử tại TPHCM 

An toàn 

• Giảm thiểu các rủi ro liên quan đến quản lý hoá đơn khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử. Khắc phục tình trạng mất, cháy hoặc hỏng hoá đơn.
• Hóa đơn được lập bằng phần mềm điện tử nên người dùng hoàn toàn có thể kiểm tra được thông tin của khách hàng trước khi xuất hóa đơn. Để đảm bảo không có những sai sót dẫn đến việc phải xuất hóa đơn mới. Điều này chắc chắn hóa đơn giấy không để đáp ứng được.
• Người dùng có thể cho khách hàng của họ một cách nhanh chóng và dễ dàng qua email, ems,..Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử tại TpHCM. Giảm thiểu khả năng hư hỏng, thất lạc và nếu mất vẫn có thể xin cấp lại.

Bảo mật

• Đảm bảo tính bảo mật cao. 
• Không có tình trạng giả mạo hóa đơn khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử. 
• Bởi vì hoá đơn điện tử được ký điện tử và truyền trực tiếp từ ngân hàng đến khách hàng thông qua kênh Internet Banking.

Dễ dàng

• Khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử tại TpHCM, người dùng sẽ dễ dàng quản lý dữ liệu về: hóa đơn, khách hàng và doanh thu. 
• Đồng thời, người dùng có thể tích hợp dữ liệu từ các hệ thống phần mềm CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp. 
• Để đồng bộ dữ liệu với nhau, xuất hóa đơn dễ dàng. Mà không cần phải nhập dữ liệu thủ công hay phải mất công ghi hóa đơn bằng tay như hóa đơn giấy.
• Người dùng dịch vụ hóa đơn điện tử tại TpHCM có thể dễ dàng tra cứu dữ liệu về hoá đơn điện tử trên Internet Banking ĐẦY ĐỦ – CHÍNH XÁC, MỌI LÚC – MỌI NƠI. 
• Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử giúp người dùng dễ dàng kiểm soát, đối chiếu số liệu kế toán và kê khai thuế. Giúp quản lý tài chính và khai thuế chính xác và hiệu quả.

Tiết kiệm chi phí 

• Tiết kiệm cho người dùng ở khâu lưu trữ và bảo quản hóa đơn. Doanh nghiệp sẽ không cần phải tuyển thêm người chuyên lưu trữ và bảo quản hóa đơn, chứng từ mua – bán của mình.
• Người dùng dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ không phải tốn kém chi phí in hóa đơn. Cũng không phải tốn chi phí gửi chuyển phát nhanh mà chỉ cần gửi file hóa đơn qua Email cho khách hàng nhanh chóng và tiện lợi.
• Hạn chế phát sinh các khoản phạt vi phạm hành chính về hoá đơn khi xảy ra mất, làm hư, rách hóa đơn. 

Thuận tiện giao dịch 

• Hóa đơn điện tử hoàn toàn có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy hợp lệ. Nhằm đáp ứng yêu cầu chứng từ hóa đơn khi lưu thông hàng hóa, theo yêu cầu của khách hàng hay mục đích khác của doanh nghiệp.
• Ngay sau khi kết thúc giao dịch, khách hàng có nhu cầu có thể nhận hóa đơn điện tử ngay mà không cần phải mất thời gian chờ đợi các thủ tục khác.
• Hóa đơn điện tử có thể xuất không giới hạn số lượng hàng hóa trên 1 hóa đơn. Người dùng dịch vụ hóa đơn điện tử tại TpHCM không cần phải lập thêm bảng kê hàng hóa bất tiện như hóa đơn giấy.
• Hóa đơn điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định. Khách hàng có thể an tâm khi sử dụng để kê khai thuế, hạch toán kế toán, lưu trữ chứng từ kế toán,…
• Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi kê khai thuế cho cơ quan thuế.

Với những lợi ích tuyệt vời mà không loại hóa đơn giấy nào có thể đáp ứng được, thì việc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử là một sự lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp.

Nguyên tắc khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử tại TPHCM

Dưới đây là những nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử cần biết khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử . Nhất là đối với mỗi doanh nghiệp nói chung và kế toán nói riêng đều cần phải nắm bắt đầy đủ và chi tiết nội dung thông tin, quy định. Để tránh những sai sót và vướng mắc trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình.

Lập hóa đơn

• Khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, mỗi hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất. Theo đó, số lượng hóa đơn sử dụng được xác định thường xuyên và liên tục theo trình tự thời gian.
• Trong hóa đơn điện tử, người bán phải ghi đúng mức thuế suất hàng hóa/ dịch vụ theo quy định của Bộ Tài chính khi xuất hóa đơn.
• Nội dung trong hóa đơn điện tử cần yêu cầu rõ ràng và chính xác về: danh mục hàng hóa, dịch vụ theo đúng chứng từ như: hợp đồng kinh tế, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu…
• Doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa hay cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Đồng thời, người dùng dịch vụ hóa đơn điện tử tại TpHCM phải lưu giữ và giao lại cho khách hàng.
• Hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu dịch vụ, hàng hóa từ người bán sang cho người mua. Không phân biệt trường hợp đã thanh toán tiền hay chưa.

Xuất hóa đơn

• Dù bên mua không có nhu cầu lấy hóa đơn nhưng bên bán vẫn phải xuất hóa đơn. Trong trường hợp này, hóa đơn cần ghi rõ khách hàng lẻ không lấy hóa đơn.
• Chỉ xuất hóa đơn điện tử với danh mục ngành hàng, lĩnh vực kinh doanh được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư. Và đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
• Người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử cần nhớ rằng: Tất cả các lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp mình đều phải thực hiện xuất hóa đơn theo đúng quy định. Không phân biệt giá trị hóa đơn lớn hay nhỏ. 
• Khi xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), doanh nghiệp cần cung cấp các chứng từ cần thiết gồm: hợp đồng mua hoặc bán hàng hóa (cần ghi rõ danh mục các mặt hàng mua vào hoặc bán ra), Phiếu xuất/ nhập kho, Phiếu thu/ chi tiền giao dịch, Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.

Nguyên tắc khác

• Khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, người dùng có trách nhiệm phải thông báo cho khách hàng của mình về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (truyền trực tiếp từ hệ thống hay hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử). 
• Người cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và người mua phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn và bảo mật có liên quan đến việc sử dụng và dữ liệu của hoá đơn điện tử đó.

Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Anh Minh uy tín hàng đầu

Nằm trong số các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hiện nay, Ketoanthuduc.vn được đánh giá cao trong dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử tại thành phố Thủ Đức nói riêng và tại khu vực Miền Nam nói chung. Với đội ngũ chuyên viên, kỹ thuật viên công nghệ am hiểu, có kinh nghiệm, chuyên môn sẽ giúp khách hàng là các doanh nghiệp có được phần mềm quản lý hóa đơn tốt nhất.

Bên cạnh đó, công ty Anh Minh cũng có đội ngũ chăm sóc khách hàng tận tình, 24/7, đáp ứng nhu cầu dịch vụ hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi. Tất cả các thông tin của khách hàng sẽ được bảo mật tuyệt đối an toàn. Chính vì vậy, đây chắc chắn sẽ là lựa chọn mang lại sự hài lòng và an tâm cho các doanh nghiệp.

Qua bài viết trên về các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử TpHCM. Mong rằng bạn đọc sẽ có được thông tin hữu ích và chọn ra đơn vị uy tín giúp việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả, dễ dàng hơn. Để biết thêm thông tin dịch vụ bạn hãy liên hệ với Đại lý thuế Anh Minh để được tư vấn nhé.