Hộ kinh doanh cá thể là gì? Điều kiện, thủ tục thành lập mới nhất 2025

Hộ kinh doanh cá thể là mô hình kinh doanh đơn giản và phổ biến tại Việt Nam. Trong bài viết này, Kế Toán Anh Minh sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về hồ sơ, thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể và một số lưu ý quan trọng cần biết để tránh rủi ro khi xin giấy phép.

Hộ kinh doanh (HKD) cá thể là gì?

Hộ kinh doanh cá thể là một mô hình kinh doanh nhỏ, do một cá nhân hoặc một nhóm người (thuộc một hộ gia đình) làm chủ, đăng ký hoạt động tại Phòng Kinh tế – UBND cấp quận/huyện. Đây là loại hình được sử dụng phổ biến nhất hiện nay bởi sự đơn giản về thủ tục, chi phí thấp và dễ quản lý.

Cơ sở pháp lý: Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân nhưng vẫn có nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và chấp hành quy định pháp luật.

Theo Điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể có thể được hiểu như sau: “Hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ. Trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh thì ủy quyền cho một thành viên làm đại diện hộ kinh doanh. Cá nhân đăng ký hộ kinh doanh, người được các thành viên hộ gia đình ủy quyền làm đại diện hộ kinh doanh là chủ hộ kinh doanh”.

Hộ kinh doanh có những đặc điểm gì?

Dựa vào Chương VIII Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định thì hộ kinh doanh gồm những đặc điểm sau:

• Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân như đa phần các loại hình doanh nghiệp khác;
• Đăng ký hộ kinh doanh cá thể là hộ gia đình hoặc cá nhân, nhưng các thành viên của hộ kinh doanh đều là người Việt Nam;
• Hộ kinh doanh được phép kinh doanh tại nhiều địa điểm nhưng phải đăng ký một địa điểm làm trụ sở chính;
• Hộ kinh doanh không bị giới hạn việc sử dụng lao động
• Hộ kinh doanh có thể thuê người quản lý hoạt động kinh doanh.
• Hộ kinh doanh phải nộp các loại thuế sau: Thuế giá trị gia tăng, Thuế thu nhập cá nhân, Lệ phí môn bài.
• Hộ kinh doanh không được phép sử dụng hoá đơn đỏ (hoá đơn VAT)

Có nên đăng ký thành lập hộ kinh doanh hay không?

Sau khi đã tìm hiểu hộ kinh doanh là gì, đặc điểm pháp lý của hộ kinh doanh, chắc hẳn mọi người đều thắc mắc, vậy có nên đăng ký để trở thành hộ kinh doanh hay không? Cùng Luật Tín Minh tìm hiểu ưu điểm, hạn chế khi thành lập hộ kinh doanh nhé:

Ưu điểm của hộ kinh doanh:

• Hộ kinh doanh là một loại hình phổ biến, thủ tục đăng ký thành lập đơn giản hơn sơ với doanh nghiệp.
• Dễ dàng trong việc quản lý vì đa phần quy mô của hộ kinh doanh nhỏ, có ít lao động…
• Hộ kinh doanh quy mô nhỏ nộp thuế theo hình thức thuế khoán thì không cần mở sổ sổ sách kế toán.

Hạn chế của hộ kinh doanh:

• Khả năng huy động vốn không cao vì quy mô kinh doanh nhỏ và nguồn vốn chủ yếu từ vốn tự có.
• Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân, đa phần muốn nộp thuế khoán, không xuất hóa đơn VAT do đó khó tiếp cận được với những khách hàng doanh nghiệp.

Vậy để đăng ký trở thành hộ kinh doanh, cá nhân và thành viên hộ gia đình cần thực hiện những thủ tục thành lập thế nào?

Điều kiện thành lập hộ kinh doanh cá thể cần phải đáp ứng

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 82 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:

Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

1. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh được cấp cho hộ kinh doanh thành lập và hoạt động theo quy định tại Nghị định này. Hộ kinh doanh được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh;

b) Tên của hộ kinh doanh được đặt theo đúng quy định tại Điều 88 Nghị định này;

c) Có hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh hợp lệ;

d) Nộp đủ lệ phí đăng ký hộ kinh doanh theo quy định.

Theo đó, khi muốn thành lập hộ kinh doanh cần phải đáp ứng những điều kiện sau:

• Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh;
• Tên của hộ kinh doanh được đặt theo đúng quy định tại Điều 88 Nghị định 01/2021/NĐ-CP
• Có hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh hợp lệ;
• Nộp đủ lệ phí đăng ký hộ kinh doanh theo quy định.

Hồ sơ, thủ tục thành lập hộ kinh doanh gồm những gì?

Theo quy định tại Điều 87 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về hồ sơ, thủ tục thành lập hộ kinh doanh cụ thể như sau:

Đăng ký hộ kinh doanh

1. Đăng ký hộ kinh doanh được thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt trụ sở hộ kinh doanh.

2. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bao gồm:

a) Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh;

b) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ hộ kinh doanh, thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh trong trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh;

c) Bản sao biên bản họp thành viên hộ gia đình về việc thành lập hộ kinh doanh trong trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh;

d) Bản sao văn bản ủy quyền của thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh đối với trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh.

3. Khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện trao Giấy biên nhận và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cho hộ kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện phải thông báo bằng văn bản cho người nộp hồ sơ hoặc người thành lập hộ kinh doanh biết. Thông báo phải nêu rõ lý do và các yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nếu có).

4. Nếu sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh mà không nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc không nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh thì người thành lập hộ kinh doanh hoặc hộ kinh doanh có quyền khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

5. Định kỳ vào tuần làm việc đầu tiên hàng tháng, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện gửi danh sách hộ kinh doanh đã đăng ký tháng trước cho Cơ quan thuế cùng cấp, Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan quản lý chuyên ngành cấp tỉnh.

Đăng ký hộ kinh doanh cá thể ở đâu? 

Công dân có thể nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Ngoài hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, công dân có thể thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể online tại trang dịch vụ công của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố. Sau khi đăng ký, hồ sơ sẽ được chuyển tiếp về Phòng Tài chính – Kế hoạch hoặc Phòng Kinh tế của UBND quận, huyện liên quan để xét duyệt hồ sơ.

Trong trường hợp hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ gửi thông báo về tài khoản đăng ký kinh doanh của chủ hộ để hẹn ngày lấy giấy phép. Trường hợp hồ sơ chưa đạt yêu cầu, cần bổ sung hoặc bị từ chối, chủ hộ cũng sẽ nhận được thông báo trực tiếp thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh.

Một số lưu ý cần biết khi đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Đăng ký hộ kinh doanh cá thể, khi nói khái quát, có vẻ đơn giản hơn thành lập doanh nghiệp do ít ràng buộc pháp lý. Tuy nhiên, trên thực tế, việc này có thể phức tạp hơn do sự không đồng nhất trong cách xử lý hồ sơ tại các địa phương.

Một ví dụ điển hình: không có quy định nào cấm đặt tên hộ kinh doanh bằng tiếng Anh, nhưng hầu hết UBND quận/huyện sẽ không chấp nhận tên tiếng Anh nếu không được viết cách điệu (ví dụ: ANPHA bị từ chối, nhưng A.N.P.H.A thì có thể được duyệt).

Dựa trên kinh nghiệm hỗ trợ hàng ngàn khách hàng từ Bắc vào Nam, Kế Toán Anh Minh tổng hợp 7 lưu ý quan trọng giúp bạn đăng ký hộ kinh doanh cá thể thành công ngay từ lần đầu:

Đối tượng đủ điều kiện đăng ký hộ kinh doanh

Theo Điều 79 – Nghị định 01/2021/NĐ-CP, cá nhân hoặc thành viên trong hộ gia đình được quyền đăng ký nếu:

• Là công dân Việt Nam;
• Từ đủ 18 tuổi trở lên;
• Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.

Lưu ý quan trọng: Mỗi cá nhân chỉ được đứng tên 1 hộ kinh doanh duy nhất trên toàn quốc, nếu trước đây đã đăng ký hộ kinh doanh mà chưa làm thủ tục giải thể, thì không được đăng ký hộ mới.

Quy định về cách đặt tên hộ kinh doanh cá thể

Tên hộ kinh doanh bao gồm 2 phần: “Hộ kinh doanh” + “Tên riêng”

Ví dụ: Hộ kinh doanh Anh Minh hoặc Hộ kinh doanh A.N.H.M.I.N.H

Những điều cần tránh khi đặt tên:

• Không được chứa từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
• Không trùng tên với hộ kinh doanh khác trong cùng huyện/quận.
• Tên tiếng Anh phải viết cách điệu có dấu chấm (.) giữa các ký tự, nếu không sẽ bị từ chối.

Tip thực tế: Nếu bạn dùng tên cửa hàng hiện tại để đăng ký nhưng bị trùng, có thể cần đổi tên. Việc này chỉ rõ ràng khi nộp hồ sơ tại UBND cấp quận/huyện.

Địa điểm đăng ký kinh doanh

Một HKD có thể hoạt động tại nhiều địa điểm, nhưng chỉ được đăng ký một trụ sở chính. Các địa điểm khác phải thông báo với cơ quan thuế và quản lý thị trường.

Lưu ý quan trọng: Không được đăng ký tại chung cư (trừ hộ kinh doanh cho thuê nhà để ở), địa chỉ không được nằm trong khu quy hoạch, nếu thuê/mượn nhà, hãy xác minh địa chỉ đó có hộ kinh doanh nào chưa giải thể không.

• Trường hợp có hộ kinh doanh cũ chưa giải thể, chủ nhà có thể yêu cầu UBND giải thể với lý do chủ cũ đã rời đi.

Lưu ý về vốn điều lệ

Hiện nay, pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu hoặc tối đa khi đăng ký HKD. Tuy nhiên:

• Hộ kinh doanh chịu trách nhiệm vô hạn, tức là chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân, không chỉ trong phạm vi vốn đăng ký.
• Vốn càng cao, thuế khoán hàng tháng càng cao, vì cơ quan thuế căn cứ:
  • Vốn đăng ký;
  • Vị trí địa điểm kinh doanh (mặt tiền, hẻm…);
  • Ngành nghề kinh doanh.

Lời khuyên: Chỉ nên đăng ký mức vốn phù hợp, vừa phải để tránh gánh nặng thuế không cần thiết.

Về số lượng lao động

Trước đây HKD chỉ được sử dụng tối đa 9 lao động. Tuy nhiên, theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, giới hạn này đã được bãi bỏ.

=> Bạn có thể sử dụng nhiều lao động hơn, nhưng vẫn nên đảm bảo quản lý nhân sự tốt, đặc biệt trong các ngành có điều kiện.

Lưu ý khi đăng ký ngành nghề kinh doanh

Bạn có thể đăng ký nhiều ngành nghề miễn là không thuộc danh mục bị cấm.

Với ngành nghề có điều kiện: Phải có đủ giấy tờ chứng minh điều kiện, ví dụ: Chứng chỉ hành nghề (spa, cắt tóc, khám chữa bệnh…), Cam kết an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, v.v.

Khi đăng ký online, cần ghi mã ngành hoặc mô tả rõ ngành nghề trên giấy đề nghị.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký hộ kinh doanh cá thể

• 02 bản sao công chứng CMND/CCCD của chủ hộ và thành viên hộ gia đình (nếu có).
• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu).
• Hợp đồng thuê/mượn nhà (ký trực tiếp, không qua trung gian).
• Sao y công chứng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
• Chứng chỉ chuyên môn với ngành nghề có điều kiện (nếu cần)

ế Toán Anh Minh về Hộ kinh doanh cá thể, hy vọng rằng bài viết sẽ đem lại thật nhiều kiến thức, cũng như thông tin hữu ích đến mọi người. Nếu như vẫn còn bất kỳ thắc mắc nào cần giải đáp, mọi người có thể liên hệ hotline 0909.989.676 để được tư vấn, hỗ trợ tận tình.