Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc nhận được các thông báo, yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra từ cơ quan thuế là điều không thể tránh khỏi. Để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp và đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật về thuế, việc soạn thảo một công văn giải trình chính xác, rõ ràng và đầy đủ căn cứ là vô cùng quan trọng.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về các loại mẫu công văn giải trình thuế phổ biến nhất giúp doanh nghiệp tự tin khi làm việc với cơ quan thuế.
1. Công văn giải trình là gì?
Công văn giải trình (hay văn bản giải trình) là văn bản hành chính được doanh nghiệp lập ra nhằm trình bày, làm rõ hoặc cung cấp thêm thông tin, tài liệu theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước (trong trường hợp này là Cơ quan Thuế).
Mục đích chính của việc lập công văn giải trình thuế là:
- Làm rõ các sai sót, chênh lệch: Giải thích nguyên nhân dẫn đến sự khác biệt giữa các báo cáo hoặc giữa số liệu kê khai và quy định.
Cung cấp bằng chứng: Bổ sung hồ sơ, chứng từ, hợp đồng để chứng minh tính hợp lệ của các giao dịch đã kê khai.
Đề nghị cơ quan thuế hỗ trợ: Ví dụ như yêu cầu xác nhận, hủy tờ khai, hoặc đề nghị hướng dẫn cụ thể.
2. Các trường hợp phổ biến cần lập mẫu công văn giải trình
- Chênh lệch giữa các tờ khai: Ví dụ, chênh lệch giữa số thuế GTGT đầu vào/đầu ra trên tờ khai GTGT với hóa đơn đã sử dụng.
- Yêu cầu giải trình chi phí: Giải trình về tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chi phí lớn hoặc bất thường.
- Giải trình về Thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN): Yêu cầu làm rõ về giấy giải trình thu nhập, các khoản giảm trừ hoặc số thuế đã nộp.
- Cung cấp bổ sung thông tin: Theo yêu cầu của cơ quan thuế trong các đợt thanh tra, kiểm tra.
3. Các mẫu công văn giải trình thuế
Dưới đây là các loại mẫu công văn giải trình và công văn gửi thuế quan trọng mà doanh nghiệp thường xuyên sử dụng:
3.1 Mẫu công văn giải trình bổ sung thông tin tài liệu
Đây là loại công văn giải trình bổ sung thông tin tài liệu thường dùng khi cơ quan thuế gửi thông báo yêu cầu doanh nghiệp làm rõ một số nghiệp vụ hoặc cung cấp hồ sơ chứng minh.
3.2 Mẫu công văn giải trình thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Công văn giải trình thuế thu nhập cá nhân được sử dụng khi có sự chênh lệch giữa số thuế TNCN đã kê khai và các chứng từ khấu trừ, hoặc khi có sự thay đổi về người phụ thuộc, thu nhập bất thường.
3.3 Mẫu công văn hỏi đáp gửi chi cục thuế
Các doanh nghiệp thường xuyên cần mẫu công văn hỏi thuế hoặc mẫu công văn hỏi đáp gửi chi cục thuế để xin ý kiến hướng dẫn về các nghiệp vụ phức tạp hoặc các chính sách thuế mới chưa rõ ràng.
3.4 Mẫu công văn hủy tờ khai thuế
Công văn hủy tờ khai thuế thu nhập cá nhân hay công văn hủy tờ khai thuế môn bài được sử dụng khi doanh nghiệp gửi nhầm, nộp nhầm hoặc cần hủy tờ khai đã gửi trước đó để thay thế bằng tờ khai mới (áp dụng cho một số trường hợp đặc biệt không thể nộp tờ khai bổ sung).
4. Hướng dẫn soạn thảo mẫu công văn giải trình thuế chuẩn
Để một công văn giải trình đạt hiệu quả cao và được Cơ quan Thuế chấp thuận nhanh chóng, cần tuân thủ cấu trúc và nguyên tắc trình bày sau:
4.1 Về hình thức (Cấu trúc của mẫu công văn gửi thuế)
Mọi mẫu công văn gửi thuế đều phải tuân theo cấu trúc văn bản hành chính cơ bản:
Tiêu ngữ: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Độc lập – Tự do – Hạnh phúc.
Địa điểm và Ngày tháng: [Tên tỉnh/thành phố], ngày [..] tháng [..] năm [..].
Tên Công văn: Ví dụ: “CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH [Tên loại thuế/Nội dung]”.
Kính gửi: Kính gửi: [Tên Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp].
Thông tin Doanh nghiệp: Tên công ty, MST, địa chỉ, số điện thoại.
4.2 Về nội dung (Phần giải trình chính)
Căn cứ pháp lý/yêu cầu: Nêu rõ căn cứ để thực hiện giải trình (Ví dụ: Theo Thông báo số… ngày… của Cơ quan Thuế/Theo công văn số… gửi trước đó).
Diễn giải chi tiết: Trình bày vấn đề một cách khách quan, logic và có cơ sở. Nếu là giải trình số liệu, phải nêu rõ số liệu kê khai ban đầu, số liệu đúng, và nguyên nhân chênh lệch (ví dụ: do sai sót kỹ thuật, do điều chỉnh chính sách kế toán…).
Kết luận và đề nghị:
Khẳng định lại tính chính xác và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Đề nghị Cơ quan Thuế chấp thuận nội dung giải trình, hoặc đề nghị hỗ trợ cụ thể (ví dụ: đề nghị hướng dẫn, đề nghị xác nhận).
4.3 Nguyên tắc quan trọng
Tính trung thực: Mọi thông tin trong văn bản giải trình phải đúng sự thật và có chứng từ, tài liệu hợp pháp kèm theo.
Tính rõ ràng, khoa học: Tránh diễn đạt dài dòng, khó hiểu. Nên sử dụng các bảng, biểu để làm rõ số liệu nếu cần.
Đính kèm: Bắt buộc liệt kê rõ các hồ sơ, chứng từ (ví dụ: biên bản giải trình nội bộ, hợp đồng, hóa đơn) được đính kèm để làm cơ sở chứng minh.
5. Sai sót thường gặp khi giải trình thuế
Nhiều doanh nghiệp thường mắc phải các sai lầm sau khi gửi công văn trả lời của công ty đến Cơ quan thuế:
- Thiếu căn cứ chứng minh: Giải trình chung chung, không kèm theo chứng từ, khiến Cơ quan Thuế không có cơ sở chấp thuận.
- Chậm trễ thời hạn: Không gửi công văn giải trình trong thời hạn quy định (thường là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo), dẫn đến việc bị ấn định thuế hoặc xử phạt hành chính.
- Không thống nhất: Nội dung giải trình mâu thuẫn với số liệu hoặc chứng từ đã nộp trước đó.
- Thiếu thẩm quyền ký: Công văn không được ký bởi người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
Việc soạn thảo các mẫu công văn giải trình thuế đòi hỏi không chỉ kỹ năng hành chính mà còn cần kiến thức chuyên sâu về luật thuế và kế toán để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả cao nhất.
Dịch vụ kế toán Anh Minh với đội ngũ chuyên gia kế toán, kiểm toán giàu kinh nghiệm, cam kết cung cấp giải pháp tư vấn và xử lý hồ sơ thuế chuyên nghiệp, chính xác, giúp doanh nghiệp bạn giải quyết mọi vấn đề phát sinh với cơ quan thuế một cách nhanh chóng và hợp pháp.
Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty trọn gói giá rẻ tại TP.HCM
