Trong môi trường kinh doanh hiện đại, sổ sách kế toán không chỉ là tập hợp các con số và giấy tờ, mà là bộ mặt tài chính và là cơ sở pháp lý quan trọng nhất của mọi doanh nghiệp. Một hệ thống sổ sách kế toán không chính xác, thiếu sót, hoặc không tuân thủ các quy định thuế và kế toán hiện hành chính là quả bom hẹn giờ, có thể phát nổ bất cứ lúc nào dưới hình thức truy thu thuế, phạt vi phạm hành chính, và làm tổn hại nghiêm trọng đến uy tín doanh nghiệp.
Đặc biệt, trong bối cảnh cơ quan thuế đang ngày càng siết chặt công tác kiểm tra, việc chủ động rà soát xét sổ sách kế toán doanh nghiệp trở thành một bước đi chiến lược thay vì chỉ là công việc định kỳ. Đây là lúc doanh nghiệp cần dịch vụ rà soát sổ sách kế toán, phát hiện và sửa lại sổ sách kế toán cho doanh nghiệp trước khi quá muộn.
1. Tại sao doanh nghiệp cần dịch vụ rà soát sổ sách kế toán?
Dịch vụ rà soát sổ sách kế toán là quá trình các chuyên gia kế toán, kiểm toán độc lập tiến hành kiểm tra, đánh giá toàn diện hệ thống kế toán của doanh nghiệp trong một hoặc nhiều kỳ kế toán.
Mục tiêu cốt lõi của dịch vụ này là phát hiện, điều chỉnh, và hoàn thiện các sai sót, rủi ro tiềm ẩn trong chứng từ, hạch toán, và báo cáo thuế, giúp doanh nghiệp đạt được sự tuân thủ pháp luật ở mức độ cao nhất và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế trong khuôn khổ pháp lý cho phép.
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thường gặp phải các vấn đề về kế toán do nhiều nguyên nhân: thay đổi nhân sự kế toán, kế toán viên thiếu kinh nghiệm, hoặc quy trình lưu trữ, hạch toán chưa chặt chẽ.
1.1 Rủi ro thanh tra thuế và truy thu
Đây là mối nguy lớn nhất. Cơ quan thuế thường tập trung vào các điểm yếu sau:
- Chi phí không hợp lý, hợp lệ: Thiếu hóa đơn, chứng từ gốc, hoặc chứng từ không đúng quy định (như hợp đồng lao động, bảng chấm công, quyết định thành lập…). Chi phí lớn không có giải trình rõ ràng.
- Báo cáo thuế và sổ sách không khớp: Số liệu giữa tờ khai thuế (GTGT, TNDN) và sổ kế toán tổng hợp bị lệch. Đây là “điểm đỏ” đầu tiên mà thanh tra thuế sẽ phát hiện.
- Hạch toán sai nguyên tắc: Định khoản sai, hạch toán không đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), đặc biệt là các nghiệp vụ phức tạp như khấu hao, phân bổ, chênh lệch tỷ giá.
1.2 Sổ sách bị lộn xộn, mất mát
Khi nhân sự kế toán nghỉ việc đột ngột, bàn giao không đầy đủ, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mất mát chứng từ, sổ sách không được in và đóng quyển theo đúng quy định. Việc này dẫn đến khó khăn trong việc quản lý và không thể giải trình khi cần.
1.3 Sai lệch báo cáo tài chính (BCTC)
BCTC có dấu hiệu bất thường (lỗ liên tục, doanh thu tăng đột biến, hàng tồn kho âm ảo…) không chỉ gây rủi ro về thuế mà còn ảnh hưởng đến việc tiếp cận vốn vay ngân hàng, gọi vốn đầu tư, và đánh giá hiệu quả kinh doanh nội bộ.
1.4 Doanh nghiệp thay đổi cơ cấu hoặc chủ sở hữu
Trong các giao dịch mua bán, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, việc rà soát & điều chỉnh sổ sách kế toán là bắt buộc để xác định chính xác giá trị tài sản, công nợ, và nghĩa vụ thuế trước khi chuyển giao.
2. Quy trình rà soát & điều chỉnh sổ sách kế toán chuyên nghiệp
Một quy trình rà soát và hoàn thiện sổ sách chuẩn thường bao gồm các bước sau:
Bước 1: Thu thập và đánh giá sơ bộ
- Tiếp nhận toàn bộ hồ sơ kế toán, chứng từ, sổ sách, và các báo cáo đã nộp của doanh nghiệp.
- Đánh giá tổng quan về mô hình kinh doanh, ngành nghề, và các rủi ro đặc thù của doanh nghiệp.
Bước 2: Rà soát chuyên sâu chứng từ gốc và hóa đơn
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của toàn bộ hóa đơn (đầu vào, đầu ra), đối chiếu tính thống nhất giữa hóa đơn và chứng từ thanh toán (sổ phụ ngân hàng).
- Kiểm tra sự đầy đủ của các chứng từ đi kèm (hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận, phiếu nhập/xuất kho, bảng lương, hồ sơ nhân sự).
Bước 3: Rà soát & đối chiếu sổ sách, báo cáo thuế
- Đối chiếu ngang: Khớp số liệu giữa các tờ khai thuế (GTGT, TNCN) với Sổ Cái và các sổ chi tiết liên quan.
- Đối chiếu dọc: Kiểm tra tính hợp lý của các định khoản, sự phân bổ chi phí, khấu hao theo đúng chuẩn mực kế toán.
- Phân tích các tài khoản rủi ro: 131, 331, 156, 211, 642, 811…
Bước 4: Lập báo cáo rà soát và đề xuất điều chỉnh
- Lập báo cáo chi tiết về các lỗi sai (định khoản, chứng từ, thuế), mức độ nghiêm trọng và khả năng bị phạt/truy thu.
- Đưa ra các giải pháp khắc phục cụ thể, chi tiết.
Bước 5: Điều chỉnh và hoàn thiện sổ sách
- Thực hiện điều chỉnh/sửa lại sổ sách kế toán theo phương án đã thống nhất (bao gồm cả việc lập Tờ khai bổ sung, điều chỉnh nếu cần).
- Thực hiện các công việc làm lại sổ sách kế toán (in ấn, đóng quyển đầy đủ) để chuẩn bị hồ sơ hoàn chỉnh, sẵn sàng cho công tác quyết toán thuế.
3. Doanh nghiệp cần rà soát sổ sách kế toán trước thanh tra thuế
Đây là thời điểm then chốt nhất để sử dụng dịch vụ rà soát sổ sách kế toán.
Pháp luật thuế cho phép doanh nghiệp tự điều chỉnh sai sót, bổ sung hồ sơ thuế, và nộp phạt (nếu có) trước khi Cơ quan Thuế công bố quyết định thanh tra. Chi phí phạt nộp chậm (nếu tự điều chỉnh) sẽ thấp hơn rất nhiều so với khoản phạt và truy thu do cơ quan thuế ấn định.
Việc rà soát sổ sách kế toán trước thanh tra thuế giúp doanh nghiệp chuyển từ thế bị động sang thế chủ động:
- Giảm thiểu tối đa truy thu thuế TNDN: Bằng cách hợp lý hóa chi phí, bổ sung chứng từ còn thiếu.
- Tránh bị phạt hành chính: Hoàn thiện hồ sơ pháp lý, các mẫu biểu hành chính, đảm bảo sự đầy đủ và đúng hạn.
- Tiết kiệm thời gian giải trình: Hồ sơ sạch sẽ, rõ ràng giúp quá trình thanh tra diễn ra nhanh chóng, ít rắc rối hơn.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang hoạt động tại TP.HCM hoặc khu vực lân cận, và đang lo lắng về tính chính xác của sổ sách kế toán, Kế Toán Anh Minh chính là đơn vị bạn đang tìm kiếm.
Kế Toán Anh Minh cung cấp dịch vụ kế toán toàn diện, từ cấp độ chứng từ đến báo cáo tài chính, đảm bảo chuẩn mực kế toán và luật thuế. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ tiến hành soát xét một cách tỉ mỉ, giúp doanh nghiệp không chỉ phát hiện lỗi mà còn hiểu rõ nguyên nhân và cách phòng tránh trong tương lai.
Liên hệ ngay với Kế Toán Anh Minh để nhận báo giá chi tiết dịch vụ kế toán của bạn ngay hôm nay!
