Trong quá trình hoạt động và thực hiện nghĩa vụ thuế, các doanh nghiệp (DN) không thể tránh khỏi những tình huống cần phải giải trình, làm rõ hoặc cam kết với cơ quan thuế về một vấn đề cụ thể nào đó. Mẫu công văn cam kết với cơ quan thuế là một tài liệu pháp lý cực kỳ quan trọng, thể hiện sự minh bạch, trách nhiệm và thiện chí hợp tác của doanh nghiệp.
Bài viết này của Kế toán Anh Minh sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về công văn cam kết giúp doanh nghiệp bạn dễ dàng xử lý mọi yêu cầu từ cơ quan quản lý.
1. Công văn cam kết với cơ quan thuế thuế là gì?
Công văn cam kết với cơ quan thuế là một văn bản chính thức do doanh nghiệp lập, gửi đến Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế quản lý trực tiếp. Trong công văn này, doanh nghiệp xác nhận và cam đoan thực hiện đúng một nội dung, một nghĩa vụ, hoặc chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của một hồ sơ, sự kiện đã xảy ra.
2. Tầm quan trọng mẫu công văn cam kết với cơ quan thuế
- Tạo sự tin cậy: Thể hiện sự chủ động và trung thực của DN trong việc tuân thủ pháp luật thuế.
- Giải quyết vướng mắc: Giúp cơ quan thuế có cơ sở pháp lý để xem xét, chấp thuận hoặc giải quyết các vấn đề liên quan đến hồ sơ của DN (ví dụ: xin hoàn thuế, xử lý hóa đơn, đăng ký thay đổi thông tin).
- Tránh bị phạt: Trong nhiều trường hợp, việc nộp công văn cam kết kịp thời giúp DN tránh được các lỗi hành chính hoặc giảm nhẹ mức phạt.
- Ghi nhận bằng văn bản: Là bằng chứng pháp lý bảo vệ quyền lợi của DN nếu có tranh chấp hoặc hiểu lầm sau này.
3. Các tình huống phổ biến cần sử dụng mẫu công văn cam kết với cơ quan thuế
Công văn cam kết được sử dụng trong rất nhiều tình huống, nhưng phổ biến nhất là các trường hợp sau:
3.1 Cam kết về việc sử dụng hóa đơn
Đây là trường hợp thường gặp nhất, đặc biệt khi DN mới thành lập hoặc có thay đổi về quy trình sử dụng hóa đơn.
- Mất, hỏng, cháy hóa đơn: Cam kết về việc hóa đơn bị mất, hỏng do nguyên nhân khách quan và đã thực hiện các thủ tục báo cáo theo quy định.
- Sử dụng hóa đơn điện tử: Cam kết về việc áp dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình, đảm bảo đủ điều kiện hạ tầng và phần mềm.
- Cam kết sử dụng hóa đơn lẻ: Áp dụng cho một số trường hợp mua bán không thường xuyên, cam kết chỉ sử dụng hóa đơn lẻ theo hướng dẫn của CQT.
3.2 Cam kết về việc kê khai thuế
Áp dụng khi DN muốn giải trình sự sai sót hoặc thay đổi trong hồ sơ kê khai.
- Cam kết thay đổi phương pháp tính thuế: Chuyển từ khấu trừ sang trực tiếp hoặc ngược lại (khi đáp ứng đủ điều kiện).
- Cam kết tính trung thực của số liệu: Cam kết các số liệu chênh lệch, sai sót trong hồ sơ khai thuế đã được điều chỉnh và là chính xác.
- Cam kết hoàn thành nghĩa vụ thuế: Áp dụng khi DN có hồ sơ hoàn thuế, cam kết hoàn thành mọi nghĩa vụ còn tồn đọng (nếu có) và chịu trách nhiệm về hồ sơ hoàn.
3.3 Cam kết về địa điểm kinh doanh (Chuyển địa điểm)
Khi DN chuyển trụ sở hoặc muốn đăng ký địa điểm kinh doanh, cơ quan thuế thường yêu cầu cam kết về tính xác thực của địa chỉ mới.
Cam kết về việc thuê địa điểm hợp pháp: Đảm bảo địa điểm kinh doanh mới là hợp pháp, có hợp đồng thuê nhà/văn phòng rõ ràng.
Cam kết về việc treo biển hiệu: Cam kết sẽ treo biển hiệu đúng quy định tại địa chỉ đã đăng ký với cơ quan thuế .
3.4 Cam kết về người nộp thuế/Người đại diện
Cam kết về việc thay đổi kế toán trưởng, thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc bổ sung thông tin cá nhân liên quan đến nghĩa vụ thuế.
4. Mẫu công văn cam kết với cơ quan thuế
Một mẫu công văn cam kết chuẩn cần đảm bảo tính trang trọng, rõ ràng và đầy đủ các yếu tố pháp lý.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TP. Hồ Chí Minh, ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm]
CÔNG VĂN CAM KẾT VỚI CƠ QUAN THUẾ
(Về việc: Cam kết sử dụng địa chỉ trụ sở chính hợp pháp)
Kính gửi: [Tên Chi cục/Cục Thuế quản lý trực tiếp]
Tên Doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN [Tên công ty]
Mã số thuế: [Mã số thuế của công ty]
Địa chỉ trụ sở chính: [Địa chỉ đã đăng ký với Cơ quan Thuế]
Người đại diện pháp luật: Ông/Bà [Họ tên], Chức vụ: Giám đốc
Công ty chúng tôi xin cam kết với Quý Cơ quan Thuế về việc sử dụng địa chỉ trụ sở chính đã đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh và Quý Cơ quan như sau:
1. Tính hợp pháp của địa điểm:
Địa chỉ [Địa chỉ trụ sở chính] là địa điểm hoạt động kinh doanh hợp pháp, ổn định và thuộc quyền sử dụng/thuê hợp pháp của Công ty Cổ phần [Tên công ty] theo [Ghi rõ cơ sở pháp lý, ví dụ: Hợp đồng thuê văn phòng số… ngày…].
2. Thực hiện nghĩa vụ:
Chúng tôi cam kết sẽ thực hiện việc treo biển hiệu Công ty tại địa chỉ này theo đúng quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh, nghĩa vụ thuế phát sinh tại địa điểm đã đăng ký.
3. Chịu trách nhiệm:
Chúng tôi cam đoan những nội dung cam kết trên là hoàn toàn đúng sự thật. Nếu có bất kỳ sai phạm hoặc thay đổi nào không thông báo kịp thời cho cơ quan thuế, Công ty chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về các chế tài hành chính và các hậu quả phát sinh khác.
Kính mong Quý Cơ quan Thuế xem xét và tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty chúng tôi.
Xin trân trọng cảm ơn!
Người đại diện theo pháp luật của Công ty
(Ký tên và đóng dấu)
[Họ và tên Giám đốc]
5. Hướng dẫn soạn thảo mẫu công văn cam kết với cơ quan thuế
Để công văn cam kết với cơ quan thuế của doanh nghiệp bạn có giá trị pháp lý và được chấp thuận nhanh chóng, việc tuân thủ thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP là vô cùng quan trọng. Dưới đây là các thành phần bắt buộc và yêu cầu chi tiết khi soạn thảo:
5.1 Phần đầu công văn và thể thức cơ bản
Công văn phải bắt đầu bằng Quốc hiệu và Tiêu ngữ (Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Độc lập – Tự do – Hạnh phúc) đặt ở góc trên bên phải. Tiếp theo là Địa danh và Thời gian ban hành văn bản, ví dụ: Tphcm, ngày 09 tháng 12 năm 2025.
Về số và ký hiệu văn bản, đây là yếu tố bắt buộc. Số văn bản được cấp theo thứ tự thời gian liên tục trong năm (bắt đầu từ số 01). Cả bản giấy và bản điện tử phải có số và ký hiệu thống nhất. Việc cấp số và ngày tháng phải được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền.
Tên văn bản phải rõ ràng, ví dụ: CÔNG VĂN CAM KẾT. Trích yếu nội dung phải được ghi ngay dưới tên văn bản để tóm tắt mục đích chính, ví dụ: (Về việc: Cam kết nộp đủ hồ sơ hoàn thuế GTGT).
Cuối cùng trong phần này là Tên cơ quan, tổ chức nhận công văn. Bạn phải ghi rõ ràng, trang trọng, ví dụ: Kính gửi: [Tên Cục Thuế/Chi cục Thuế quản lý trực tiếp].
5.2 Thông tin doanh nghiệp và nội dung cam kết
Sau phần mở đầu, bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin nhận diện về doanh nghiệp: Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ trụ sở chính và Họ tên người đại diện theo pháp luật. Điều này khẳng định chủ thể pháp lý chịu trách nhiệm cho công văn.
Tiếp theo là nội dung Văn bản, đây là phần cốt lõi:
- Trình bày hoàn cảnh: Bạn cần mô tả ngắn gọn, chính xác sự việc, lý do dẫn đến việc cần lập công văn cam kết.
- Nội dung cam kết: Liệt kê chi tiết, cụ thể những gì doanh nghiệp cam đoan thực hiện, hoặc khẳng định tính chính xác, trung thực của hồ sơ hay sự kiện. Nội dung này phải liên quan trực tiếp đến vấn đề cơ quan thuế yêu cầu.
5.3 Kết thúc và xác nhận pháp lý
Phần kết thúc công văn phải bao gồm lời cảm ơn và lời cam đoan chịu trách nhiệm.
Quan trọng nhất là phần chữ ký, họ tên, chức vụ và dấu của tổ chức. Người có thẩm quyền (thường là Người đại diện theo pháp luật) phải ký tên, ghi rõ họ tên và chức vụ. Đối với bản giấy, chữ ký phải dùng bút mực xanh, và dấu tròn của công ty phải được đóng đè lên chữ ký để văn bản có giá trị pháp lý. Đối với văn bản điện tử, cần thực hiện ký số.
Cuối cùng là phần nơi nhận, liệt kê đầy đủ các cơ quan/bộ phận nhận công văn (ngoài cơ quan thuế, cần lưu trữ tại Văn thư và phòng ban liên quan của doanh nghiệp). Bản gốc (giấy hoặc điện tử) phải được lưu trữ ngay sau khi phát hành.
Việc soạn thảo các công văn cam kết, giải trình với cơ quan thuế đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về luật thuế và nghiệp vụ kế toán. Một sai sót nhỏ trong câu chữ hoặc quy trình có thể dẫn đến rủi ro pháp lý lớn cho doanh nghiệp.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc:
- Lập hồ sơ giải trình, mẫu công văn cam kết với cơ quan thuế phức tạp.
- Xử lý các tình huống hóa đơn, chứng từ vướng mắc.
- Cập nhật các thay đổi mới nhất về luật thuế.
Hãy để dịch vụ kế toán Anh Minh hỗ trợ bạn!
Với đội ngũ chuyên gia kế toán và thuế giàu kinh nghiệm, Kế toán Anh Minh cam kết:
- Soạn thảo công văn chuẩn mực: Đảm bảo mọi công văn, cam kết gửi đến cơ quan thuế đều chuẩn xác về mặt pháp lý và nghiệp vụ, giúp hồ sơ của bạn được duyệt nhanh chóng.
- Đại diện giải trình: Chúng tôi sẵn sàng đại diện doanh nghiệp làm việc trực tiếp với cơ quan thuế, giải quyết dứt điểm mọi vấn đề.
- Tư vấn chiến lược thuế: Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế trong khuôn khổ pháp luật.
Đừng để rủi ro thuế ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn!
Liên hệ ngay với Kế toán Anh Minh để nhận được buổi tư vấn miễn phí về tình hình hồ sơ thuế của doanh nghiệp bạn.
