Trên thị trường hiện nay các dịch vụ sửa chữa ngày càng được mở rộng với đa dạng lĩnh vực để phục vụ đời sống, sản xuất. Tuy nhiên nhiều chủ cửa hàng, doanh nghiệp thắc mắc không biết xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa được thực như thế nào? Vì vậy bài viết dưới đây Kế Toán Anh Minh sẽ hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện cho các bạn tham khảo.
1. Hóa đơn dịch vụ là gì?
Theo chuyên gia của Kế Toán Anh Minh, hóa đơn dịch vụ là loại chứng từ được sử dụng để thanh toán những mặt hàng số lượng và có đơn giá ghi rõ trên hóa đơn. Thông thường loại hóa đơn này sẽ do bên bán phát hành và có xác nhận đóng dấu. Điều này để chứng nhận việc đã bên bán đã thu tiền và bên mua đã thanh toán đầy đủ khi quyết định mua hàng.
Trong giao dịch mua bán, hóa đơn dịch vụ đóng vai trò như biên lai hoặc giấy biên nhận. Thực tế các loại hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng cũng là một thể loại của hóa đơn dịch vụ. Hiện nay hóa đơn dịch vụ được thể hiện dưới 3 hình thức như sau:
Hóa đơn dịch vụ tự in
Hình thức hóa đơn do cửa hàng, tổ chức kinh doanh tự in ra bằng thiết bị tin học, máy tính tiền hai các loại máy khác. Nó sẽ được sử dụng để phục vụ cho việc bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ cho khách hàng.
Hóa đơn đặt in
Đây là loại hình hóa đơn mà đơn vị, tổ chức kinh doanh đặt in theo mẫu có sẵn để sử dụng. Hoặc hóa đơn được cơ quan thuế đặt in theo mẫu và cung cấp hay bán lại cho những đơn vị kinh doanh để phục vụ cho hoạt động buôn bán hàng hóa, dịch vụ.
Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử sẽ được lập, xuất và lưu trữ hoàn toàn trên phương tiện trực tuyến. Đồng thời trong quá trình lưu hành nó cũng sẽ được sử dụng, quản lý theo đúng quy định của luật giao dịch điện tử.
2. Dịch vụ sửa chữa có hóa đơn không?
Dịch vụ sửa chữa là một hay tổ hợp của các hoạt động gồm: kiểm tra, phục hồi, làm mới, nâng cấp chức năng cho các loại máy móc thiết bị, vật dụng… Trong quá trình sửa chữa nếu có bộ phận đã hư hỏng nặng và không thể sử dụng được nữa thì bên cung cấp dịch vụ sửa chữa sẽ tiến hành thay thế phụ tùng, linh kiện mới cho thiết bị.
2.1. Dịch vụ sửa chữa có cần xuất hóa đơn không?
Căn cứ điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ:
“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.’’
Như vậy dựa theo nội dung quy định của điều luật trên, chúng ta có thể thấy rằng xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa là điều cần thiết để đảm bảo tính minh bạch trong kinh doanh. Tùy vào quy mô kinh doanh, dịch vụ cung cấp mà hóa đơn sẽ có nội dung khác nhau.
2.1. Các loại dịch vụ sửa chữa thường gặp
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại hình sửa chữa đang được cung cấp để phục vụ nhu cầu của người dân. Trong đó một số loại dịch vụ sửa chữa mà chúng ta thường gặp như:
- Sửa chữa máy tính, laptop.
- Sửa chữa xe gắn máy, ô tô.
- Sửa chữa điện thoại.
- Sửa chữa, tân trang nhà cửa.
- Sửa chữa máy móc, thiết bị công nghiệp.
3. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa
Đối với dịch vụ sửa chữa cách ghi các tiêu thức trên hóa đơn giá trị gia tăng được quy định rõ tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, 119/2014/TT-BTC và 26/2015/TT-BTC.
- Các doanh nghiệp thuộc đối tượng kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thì mới được sử dụng hóa đơn đỏ.
- Trên hóa đơn cần ghi đầy đủ, chính xác nội dung bắt buộc. Đồng thời cần ghi rõ giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng, khoản phụ thu vào phí tính ngoài giá bán, thuế GTGT và tổng giá thanh toán đã có thuế.
3.1. Quy định về các tiêu thức trên hóa đơn dịch vụ điện tử
Theo Thông tư mới nhất số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính, việc xuất hoá đơn dịch vụ sửa chữa điện tử phải đáp ứng đầy đủ các tiêu thức nội dung bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu, ký hiệu mẫu số, số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ.
- Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng
- Tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất.
- Tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua.
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Yêu cầu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại.
Đối với những trường hợp cơ sở kinh doanh không cần lập hóa đơn dịch vụ điện tử với đầy đủ các tiêu thức như trên thì sẽ thực hiện theo mẫu hướng dẫn của Bộ Tài chính.
3.2. Nguyên tắc về xử lý hóa đơn khi bị sai sót
Nếu gặp phải sai sót trong quá trình xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa thì chúng ta sẽ xử lý theo nguyên tắc như sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn dịch vụ đã xuất và gửi đến cho người mua nhưng chưa giao hàng, hoặc đã giao hàng nhưng bên mua chưa kê khai thuế.
- Bên bán cần lập hóa đơn dịch vụ mới theo đúng quy chuẩn pháp luật để gửi đến cho bên mua. Trên hóa đơn phải ghi rõ nội dung: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… gửi ngày/tháng/năm…”
- Đơn vị kinh doanh chỉ được hủy hóa đơn sai sót khi có sự đồng ý và xác nhận của hai bên mua – bán. Mặc dù đã hủy bỏ nhưng hóa đơn này vẫn cần được lưu trữ nhằm phục vụ cho mục đích tra cứu sau này.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho bên mua, hàng hóa giao thành công, hoàn thiện cung ứng dịch vụ và bên mua cũng hoàn thành thủ tục kê khai thuế.
- Khi phát hiện vấn đề, cả bên bán và bên mua đều phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của đại diện hai bên và ghi rõ nội dung sai sót.
- Hai bên bán và mua tiến hành lập hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh sai sót.
- Bên bán và bên mua cần thực hiện kê khai điều chỉnh theo đúng quy định của luật pháp về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Lưu ý, hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
3.3. Xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại
Thực tế có rất nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng hàng hóa, dịch vụ đã bán nhưng bị trả lại. Điều này có thể do chất lượng hàng hóa kém, dịch vụ không đạt yêu cầu hoặc khách hàng muốn kết thúc hợp đồng trước hạn… Tùy vào từng tình huống khác nhau mà chúng ta sẽ có cách xử lý phù hợp.
Trường hợp 1: Xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa thành công nhưng trong quá trình sử dụng thì hàng hóa, dịch vụ lại không đáp ứng yêu cầu và bị bên mua trả lại.
- Bên bán và bên mua cùng nhau lập biên bản thu hồi hóa đơn đã xuất trước đó.
- Bên bán nhận lại và lưu trữ hóa đơn cũ đúng theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Bên bán tiến hành kê khai, bổ sung thuế tại kỳ thuế phát sinh số hóa đơn đã thu hồi.
Trường hợp 2: Khách hàng có nhu cầu kết thúc việc sử dụng dịch vụ trước thời hạn. Tuy nhiên hóa đơn giá trị gia tăng đã được xuất cho toàn bộ thời hạn của hợp đồng.
- Bên mua và bên bán phải lập biên bản để điều chỉnh thông tin về thời hạn hợp đồng.
- Bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ xuất hóa đơn điều chỉnh giảm thời hạn.
- Bên bán thực hiện việc kê khai thuế cho hóa đơn điều chỉnh giảm trong kỳ khai thuế phát sinh số hóa đơn đã điều chỉnh.
Kết Luận
Như vậy qua bài viết trên đây, Kế Toán Anh Minh đã chia sẻ đến quý doanh nghiệp thông tin về cách xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa theo đúng quy định. Nếu bạn gặp khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện thủ tục thì hãy liên hệ với Anh Minh qua Hotline: 0909.989.676. Chuyên viên kế toán thuế dày dặn kinh nghiệm của công ty sẽ hỗ trợ, hướng dẫn khách hàng tận tình.
