Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 hiện nay đã và đang tác động và làm thay đổi toàn diện đến công tác kế toán của mỗi doanh nghiệp. Bằng chứng là sự xuất hiện và đóng vai trò rất lớn của các thiết bị phục vụ công tác kế toán như các phần mềm kế toán, các trang mạng điện tử hỗ trợ hóa đơn,… Điều này đã giúp cho kế toán tiết kiệm rất nhiều thời gian và hạn chế những lỗi sai trong quá trình thực hiện kế toán. Và một trong các thiết bị quan trọng không không kể đến là Chữ ký số. Vậy chữ ký số là gì? Chữ ký số có lợi ích gì? Sau đây, Kế toán Anh Minh sẽ giới thiệu tường tận về vấn đề này.
(Token)Chữ ký số là gì?
Dựa theo quy định tại Khoản 6 Điều 3 tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP do Chính phủ ban hành quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số ngày 27/09/2018, Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra từ sự biến đổi các thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã tiên tiến không đối xứng”. Có thể hiểu đơn giản chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử đóng vai trò như chữ ký của một cá nhân hay con dấu của một doanh nghiệp/cá nhân được pháp luật công nhận.
- Cấu tạo của chữ ký số có thể chia làm 2 phần là phần cứng và phần mềm. Phần cứng có hình dạng giống USB (được gọi là USB token) và được bảo mật bằng mật khẩu là mã PIN và phần mềm là phần chứa tất cả dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp và được bảo vệ bằng khóa bí mật .
- Đối tượng sử dụng chữ ký số là tất cả các doanh nghiệp đã và đang hoạt động mỗi doanh nghiệp cần có chữ ký số để thực hiện các trường hợp được yêu cầu phải thực hiện giao dịch trên môi trường điện tử như : ký phát hành hóa đơn điện tử, ký tờ kế khai thuế,…. Ngoài ra, các cá nhân có nhu cầu sử dụng chữ ký số để thuận tiện trong việc giao dịch điện tử đều có thể đăng ký sử dụng.
- Đặc điểm của chữ ký số : Chữ ký số có khả năng xác thực danh tính của doanh nghiệp/cá nhân sở hữu thông qua chứng thư số. Bên cạnh đó, vì có 2 lớp mã khóa, chữ ký số cũng đảm bảo được tính bảo mật cao cho tài liệu doanh nghiệp.
- Chữ ký số và chứng thư số: Dựa theo quy định tại Khoản 6 Điều 3 tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP do Chính phủ ban hành quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số ngày 27/09/2018, Chứng thư số là dạng chứng thư điện tử do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân. Hoặc có thể hiểu đơn giản, chứng thư số là phần dữ liệu được mã hóa bên trong chữ ký số chứa các thông tin định danh nhằm xác nhận doanh nghiệp, cá nhân nào là người sử dụng chữ ký số đó.
- Mô hình hoạt động của chữ ký số: Các thông tin của tổ chức/cá nhân được mã hóa và bảo mật tuyệt đối bởi một mã khóa bí mật và một mã khóa công khai để người dùng có thể đăng nhập vào thiết bị máy tính khi cần sử dụng chữ ký số. Khi mã khóa công khai khớp với mã khóa cá nhân thì cá nhân, tổ chức đó sẽ có thể thực hiện ký số qua một thiết bị gọi là USB Token. Khi đó, người sử dụng dùng USB Token để thực hiện ký lên các văn bản cần thiết.
Giá trị pháp lý của chữ ký số
Dựa theo Điều 8, Chương II Nghị định 130/2018/NĐ-CP Chính phủ ban hành quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số ngày 27/09/2018 giá trị pháp lý của chữ ký số như sau:
– Các văn bản/thông điệp cần có chữ ký theo quy định của pháp luật: Nội dung hoặc thông điệp trong văn bản đó được xem là có giá trị khi văn bản đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn theo quy định Điều 9, Chương II thuộc Nghị định 130/2018/NĐ-CP
– Các văn bản/thông điệp cần đóng dấu cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật: Nội dung/thông điệp trong văn bản đó được xem là có giá trị khi văn bản đó được ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp/ tổ chức và chữ ký số đó đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn theo Điều 9, Chương II thuộc Nghị định 130/2018/NĐ-CP
Các Chữ ký số/chứng thư số nước ngoài được cấp phép sử dụng tại Việt Nam sẽ có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số do những đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số của Việt Nam cấp.
USB chữ ký số là gì?
Thiết bị USB Token có thể hiểu là Chữ ký số hay Chứng thư số, là thiết bị chứa các dữ liệu đã được mã hóa và các thông tin của doanh nghiệp/ cá nhân, dùng để xác nhận chữ ký của doanh nghiệp/cá nhân đó trên các loại văn bản và tài liệu số được thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.
Mục đích sử dụng chữ ký số là gì? Chức năng như thế nào?
Chữ ký số được sử dụng để thay thế dấu đỏ hoặc chữ ký của doanh nghiệp/cá nhân khi thực hiện các giao dịch điện tử thông qua mạng internet như kê khai nộp thuế trực tuyến, ký hóa đơn điện tử, kê khai hải quan điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, ký hợp đồng với các đối tác xa gần thông qua trực tuyến,..
Chữ ký số có chức năng vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp bởi những lợi ích mà nó mang lại :
– Chữ ký số bảo đảm được tính pháp lý khi thực hiện các giao dịch trực tuyến: Được thiết lập sử dụng công nghệ mã hóa tiên tiến cùng độ bảo mật thông tin tuyệt đối nên chữ ký số đóng vai trò xác minh về tính pháp lý cho các tài liệu điện tử. Chữ ký số là cách duy nhất để công nhận tính pháp lý của văn bản điện tử được pháp luật công nhận.
– Chữ ký số có tính bảo mật thông tin tài liệu một cách an toàn tuyệt đối: Chữ ký số được thiết lập sử dụng thuật toán mã hóa có tên gọi là RSA. Đây là công nghệ bảo mật tiên tiến đặc biệt mà chỉ có người nhận văn bản/tài liệu đã ký mới có thể mở được văn bản/tài liệu đó, điều này đảm bảo văn bản không bị thay đổi sửa chữa và bảo đảm được tính nguyên vẹn thông tin của tài liệu tại doanh nghiệp.
– Chữ ký số giúp doanh nghiệp ngăn chặn được những hành vi giả mạo chữ ký: Không thể tạo hai chữ ký số giống nhau hoàn toàn 100% bởi mỗi chữ ký số được mã hóa khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp ngăn chặn được việc giả mạo chữ ký để lạm dụng làm giả các loại chứng từ, văn bản tài liệu ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp.
– Chữ ký số hỗ trợ xử lý công việc nhanh chóng và tiết kiệm thời gian: Các doanh nghiệp/cá nhân có thể thực hiện những thao tác ký, gửi, xử lý các công việc liên quan về mặt chứng từ thông qua mạng internet mà không cần phải đến nơi gặp trực tiếp. Bên cạnh đó, chữ ký số còn giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong quá trình thực hiện công việc bởi chức năng phân quyền cho những phòng ban khác nhau.
– Chữ ký số giúp xác định tính nguồn gốc của một tài liệu: Với việc cho phép xác định danh tính của cá nhân/doanh nghiệp sử dụng ký số thì chữ ký số có chức năng đảm bảo được tính nguyên vẹn của văn bản/tài liệu gốc. Những văn bản/tài liệu sẽ không thể thay đổi hoặc chỉnh sửa sau khi ký. Nếu cố tình bị tác động chỉnh sửa , các văn bản/tài liệu sẽ bị vô hiệu hóa và không còn giá trị giao dịch cũng như giá trị pháp lý.
– Tiết kiệm chi phí hiệu quả: Theo xu hướng phát triển công nghệ, nhu cầu điện tử hóa các thao tác ký và lưu trữ văn bản/ tài liệu của các cá nhân/doanh nghiệp ngày càng tăng cao . Do đó doanh nghiệp/cá nhân sẽ tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian khi không cần phải in, ký, đóng dấu rồi chuyển phát, quản lý cùng lưu trữ tài liệu giấy theo cách truyền thống như xưa. Mọi hoạt động trên sẽ được hiện đại hóa nhanh chóng với chữ ký số.
Cách sử dụng chữ ký số như thế nào?
Chữ ký số có Cách sử dụng cực kì dễ hiểu và đơn giản. Người dùng chỉ cần cắm USB Token vào máy tính để thực hiện ký số trên các văn bản điện tử trên các file ở mọi định dạng. Các thông tin của cá nhân/doanh nghiệp đã được mã hóa và sẽ sử dụng khóa cá nhân để đảm bảo tính bảo mật cùng một mã khóa công khai để người dùng tiến hành đăng nhập vào máy tính. Khi nhập mã khóa công khai khớp với mã khóa cá nhân thì cá nhân/doanh nghiệp đó có thể thực hiện thao tác ký số qua một thiết bị USB Token. Sau khi dùng xong thì rút ra rồi bảo quản cẩn thận.
Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay
Hiện nay có rất nhiều loại chữ ký số phổ biến trên thị trường. Kế toán Anh Minh xin giới thiệu đến quý khách hàng 4 loại chữ ký số được xem là phổ biến nhất:
Chữ ký số USB Token
Chữ ký số USB Token là loại chữ ký số xuất hiện đầu tiên và được sử dụng phổ biến rộng rãi nhất hiện nay. Đây là loại chữ ký số cần dùng đến các thiết bị tích hợp phần cứng có tác dụng lưu trữ dữ liệu được mã hóa và thông tin của doanh nghiệp/cá nhân . Người dùng khi thực hiện thao tác ký số bằng chữ ký số USB Token chỉ cần cắm vào máy tính và tiến hành ký tài liệu/văn bản điện tử.
Chữ ký số Smartcard
Chữ ký số SmartCard là loại chữ ký số được tích hợp các thông tin trên SIM do các nhà mạng phát triển, có tính linh động cao khi người dùng có thể sử dụng trên thiết bị di động của mình. Ngoài ra, chi phí sử dụng chữ ký số này tương đối thấp so với những loại chữ ký số khác. Tuy nhiên chữ ký số này còn nhiều nhược điểm khi hạn chế phạm vi người dùng, người dùng phải phụ thuộc vào sim mà các nhà mạng lựa chọn và việc ký số có thể bị tạm ngưng nếu người dùng đi công tác nước ngoài hoặc vùng nằm ngoài vùng phủ sóng của nhà mạng. Bên cạnh đó, tính bảo mật của loại chữ ký số này cùng không an toàn khi được thiết lập chung với sim.
Chữ ký số HSM
- Chữ ký số HSM là loại chữ ký số có phần cứng dùng để quản lý và bảo vệ cặp khóa điện tử và sử dụng các giao thức mạng để truyền nhận, xử lý lệnh ký giúp mã hóa dữ liệu và tăng tính xác thực một cách nhanh chóng.
- Được thiết kế có hình dạng card PCI để cắm vào máy tính hoặc thiết bị phần cứng độc lập có kết nối mạng internet. Chữ ký số HSM có nhiều tính năng và đặc điểm cao cấp hơn chữ ký số USB Token bởi nó có thể phân quyền linh hoạt và thực hiện ký số cùng lúc nhiều văn bản/ tài liệu một cách nhanh chóng, cho phép nhiều người cùng ký số tại các thời điểm khác nhau. Ngoài ra, người dùng có thể ký số trực tuyến thông qua tài khoản online kết nối mà không cần lúc nào cũng đem theo chữ số HSM. Với nhiều ưu điểm nổi trội, chữ kí số HSM có chi phí giá thành tương đối cao nên chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô hoạt động kinh doanh lớn.
Chữ ký số từ xa
Chữ ký số từ xa là loại chữ ký số thuộc thế hệ mới có công nghệ và tính năng tiên tiến mạnh mẽ nhất. Với thiết kế sử dụng công nghệ điện toán đám mây để ký số mà không cần sử dụng thêm một thiết bị phần cứng nào khác, chữ kí số từ xa giúp người dùng có thể linh hoạt thực hiện thao tác kí số tại mọi thời điểm mọi nơi trên tất cả các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính,…Tuy nhiên với ưu điểm vượt trội này, chữ ký số từ xa vẫn chưa được sử dụng rộng rãi do sự bất cập về an toàn dữ liệu.
Mua chữ ký số ở đâu, giá như nào?
Hiện tại, có hơn 15 nhà cung cấp được Bộ thông tin và Truyền thông cho phép thực hiện cung cấp các dịch vụ chữ ký số. Doanh nghiệp/cá nhân nên dựa theo những yêu cầu phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình như yêu cầu về tính pháp lý cao, tính xác thực cao, tính tiện ích, hay giá thành rẻ,… để lựa chọn chữ ký số phù hợp nhất.
Một số nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số như : Chữ ký số BKAV (giá dịch vụ từ 770.000 đồng/năm), Chữ ký số MISA eSign (giá dịch vụ từ 1.350.000 đồng/năm/gói), Chữ ký số EFY-CA ( giá dịch vụ từ 605.000 đồng/năm), Chữ ký số Viettel ( giá dịch vụ từ 1.350.000 đồng/năm/gói),…
Nếu quý khách hàng đang phân vân việc nên lựa chọn mua chữ ký số tại đâu, hãy liên hệ ngay Kế toán Anh Minh để được tư vấn và hỗ trợ sớm nhất
Một số câu hỏi thường gặp khi sử dụng chữ ký số?
Chữ ký số là một thiết bị rất quan trọng với mỗi doanh nghiệp/ cá nhân. Do đó cũng có rất nhiều câu hỏi đặc ra cho Kế toán Anh Minh đến từ quý khách hàng về dịch vụ này.
Chữ ký số có an toàn không?
Doanh nghiệp/cá nhân có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng chữ ký số khi Đây là thiết bị có tính bảo mật và an toàn dữ liệu cao nhất hiện tại, ngoài ra nó còn có thể giúp người dùng đảm bảo trách nhiệm trên nội dung đã ký. Với sự bảo vệ bằng các cắp khóa đã được mã hóa, chữ ký số có thể giúp doanh nghiệp phân quyền người truy cập và chống sửa chữa các tài liệu/ văn bản đã ký. Tuy nhiên, để có thể tin tưởng tuyệt đối về sự an toàn trên, trước đó doanh nghiệp/cá nhân cần phải tìm hiểu kỹ càng, cân nhắc kỹ lưỡng và chọn lựa sáng suốt nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín được Bộ Thông Tin và Truyền Thông công nhận.
Chữ ký số giúp doanh nghiệp thực hiện những giao dịch nào?
Chữ ký số là phương tiện ký số giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử như: Khai báo tờ khai thuế qua mạng , nộp thuế trực tuyến, ký hóa đơn điện tử, kê khai hải quan điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, ký hợp đồng với các đối tác xa gần thông qua trực tuyến ,..
Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số?
Không có quy định nào bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số tại thời điểm hiện nay. Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng chữ ký để giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh thông qua mạng thông tin điện tử để đăng ký doanh nghiệp theo Khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp năm 2020. Tuy nhiên , để thuận tiện trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp nên có một chữ ký số riêng cho mình.
Ai được sử dụng chữ ký số?
Tất cả mọi đối tượng trong xã hội từ tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp cho đến cá nhân đều được sử dụng chữ ký số khi có nhu cầu.
Kế toán Anh Minh đã giới thiệu về chữ ký số đến khách hàng thông qua bài viết trên. Hi vọng doanh nghiệp có thể tìm cho mình một nhà cung cấp chữ ký số an toàn và phù hợp nhất.
Qúy khách hàng có thắc mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói uy tín, hãy liên hệ ngay Kế toán Anh Minh để được tư vấn, hỗ trợ nhiệt tình cụ thể nhất.
Kế toán Anh Minh xin được hân hạnh đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh và phát triển!
🕿 Gọi ngay Hotline: 0913 479 676 Ms. Hạnh để được tư vấn chi tiết và nhanh nhất
——————————————————————-
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ ANH MINH
Hotline / Zalo tư vấn: 0913.479.676 (MS.HẠNH)
Website: https://ketoanthuduc.vn/ – https://thanhlapcongtyvn.com.vn
Email : tax.anhminh@gmail.com
Trụ sở chính: 52/28/2 Đường số 12, Tam Bình, Thủ Đức, Tp.HCM
