Người lao động có phát sinh thu nhập chịu thuế thì đều cần phải thực hiện việc kê khai thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, cách kê khai thuế TNCN cũng như những vấn đề liên quan đang khiến nhiều cá nhân, doanh nghiệp phải đau đầu. Vì vậy, bài viết dưới đây của Thuế Anh Minh sẽ giúp bạn đọc có thêm kiến thức, kinh nghiệm hữu ích về chủ đề này.
Cách thức xác định kỳ kê khai thuế TNCN theo quý hay theo tháng
Bước đầu tiên khi tìm hiểu về cách kê khai thuế TNCN thì cá nhân/ doanh nghiệp cần xác định được kỳ kê khai thuế của mình. Kỳ kê khai có thể theo quý hoặc theo tháng. Việc xác định kỳ kê khai thuế được thực hiện như sau:
Đối với các trường hợp kê khai thuế TNCN theo quý
Những doanh nghiệp thuộc trường hợp kê khai thuế TNCN theo quý sẽ phải nộp tờ khai TNCN theo quý. Những điều kiện để xác định doanh nghiệp nộp tờ khai thuế TNCN theo quý như sau:
- Những doanh nghiệp có tổng doanh thu hàng hóa tương tự cung cấp dịch vụ trong năm trước liền kề nhỏ hơn 50 tỷ đồng.
- Những doanh nghiệp mới thành lập được lựa chọn việc kê khai theo quý. Tuy nhiên, sau khi doanh nghiệp đã hoạt động sản xuất trong vòng 12 tháng kể từ năm tiếp theo, cơ quan Thuế sẽ dựa vào tổng doanh thu của năm trước để xác định kỳ kê khai thuế.
- Đối với các cơ quan hành chính nhà nước, hành chính sự nghiệp, cơ quan đảng, đoàn thể, tổ chức chính trị – xã hội,… mà có phát sinh trả thu nhập từ tiền lương, tiền công. Tuy nhiên, không có phát sinh doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ thì cũng sẽ thuộc đối tượng khai thuế thu nhập cá nhân theo quý.
Đối với các trường hợp kê khai thuế TNCN theo tháng
Nếu doanh nghiệp không thuộc các trường hợp kê khai thuế GTGT theo quý thì khi đó sẽ được lựa chọn khai thuế TNCN theo tháng. Cá nhân, doanh nghiệp có thể tham khảo nội dung quy định tại điều 8 và điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP để biết mình thuộc diện nộp thuế theo tháng hay quý.
Cách thức lập tờ khai thuế TNCN theo tháng/quý qua mạng
Hiện nay, việc lập tờ khai thuế TNCN qua mạng đang trở nên rất phổ biến. Bởi sự tiện lợi, chính xác và nhanh gọn. Dưới đây Thuế Anh Minh sẽ hướng dẫn quy trình thực hiện gồm các bước cơ bản sau:
Lập tờ khai thuế TNCN đối với doanh nghiệp kê khai theo quý
- Bước 1: Đầu tiên bạn tải phần mềm hỗ trợ kê khai mới nhất. Sau đó chúng ta đăng nhập phần mềm HTKK, chọn “Thuế Thu nhập cá nhân”.
- Bước 2: Tiếp theo bạn chọn mục “05/KK-TNCN Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (TT92/2015)”
- Bước 3: Chúng ta chọn Tờ khai thuế TNCN theo Quý bằng cách tích vào ô “Tờ khai quý” chọn quý 1/2/3/4 sau đó chọn mục “Đồng ý”.
- Bước 4: Kê khai các mục thông tin bắt buộc trong Tờ khai thuế thu nhập cá nhân theo Mẫu 05/KK-TNCN.
Lập tờ khai thuế TNCN cho doanh nghiệp kê khai theo tháng
Đối với các doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trước liền kề trên 50 tỷ thì cần thực hiện kê khai thuế TNCN theo tháng. Mẫu tờ khai thuế TNCN theo tháng sẽ không khác biệt so với tờ khai thuế TNCN theo quý.
Về các bước thực hiện cũng tương tự điểm khác biệt là ở Bước thứ 3 người thực hiện lựa chọn mục Tờ khai tháng sau đó chọn mục đồng ý. Sau đó tiến hành kê khai các chỉ tiêu như bình thường.
Các mẫu lập tờ khai quyết toán thuế TNCN
Lựa chọn mẫu lập tờ khai chính xác là một trong các bước không thể bỏ qua khi tìm hiểu về cách kê khai thuế TNCN. Hiện nay, việc kê khai có 2 tờ khai theo quy định của pháp luật như sau:
Tờ khai thuế TNCN theo Mẫu 02/QTT-TNCN
Mẫu tờ khai 02/QTT-TNCN được quy định tại mục 9.2 Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu 02/QTT-TNCN (quy định tại Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC) sẽ được áp dụng trong các trường hợp cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế.
Mẫu tờ khai thuế TNCN 05/QTT-TNCN
Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mới nhất năm 2016 theo Mẫu 05/QTT-TNCN. Mẫu này được ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính. Đối tượng sử dụng mẫu này là tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công cho cá nhân.
Cách thức nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân qua mạng
Trong cách kê khai thuế TNCN thì bước nộp tờ khai là rất quan trọng. Trước khi thực hiện bước này người làm cần chú ý kê khai chính xác, đăng ký mua chữ ký số điện tử. Cuối cùng thực hiện nộp tờ khai thuế TNCN theo các bước sau đây:
Bước 1: Truy cập website thuế điện tử
Truy cập qua đường link https://thuedientu.gdt.gov.vn/. sau đó đăng ký tài khoản nộp thuế điện tử cho doanh nghiệp của mình. Sau khi việc đăng ký đã thành công, chúng ta nhấn vào trang chủ “Thuế điện tử” rồi chọn “Doanh nghiệp”. Lưu ý, phần “Tên đăng nhập” bạn điền mã số thuế của doanh nghiệp. Phần “Mật khẩu” phải tạo khi đăng ký tài khoản nộp thuế điện tử.
Bước 2: Kê khai thuế và nộp tờ khai thuế qua website
- Kê khai thuế: Việc kê khai thuế có thể được thực hiện theo 2 cách. Cách thứ nhất là điền tờ khai thuế trực tiếp trên trang Thuế điện tử. Cách thứ 2 là sử dụng phần mềm HTKK trên máy tính để thực hiện kê khai thuế, rồi kết xuất và lưu tờ khai định dạng XML.
- Nộp tờ khai: Đầu tiên tại thanh menu bạn chọn mục “Khai thuế” sau đó chọn “Nộp tờ khai XML” và “Chọn tệp tờ khai”. Trong mục “Chọn tệp tờ khai”, chúng ta chọn đúng file tờ khai XML đã được kết xuất từ phần mềm HTKK sau đó nhấn “Open” để có thể tải lên hệ thống.
Bước 3: Ký tờ khai điện tử và hoàn thành việc nộp tờ khai
Người thực hiện sử dụng USB chữ ký số điện tử vào máy tính, rồi chọn “Nộp tờ khai XML” tiếp tục chọn mục “Ký điện tử”. Màn hình hiển thị cửa sổ để bạn nhập mã số PIN vào ô “Số PIN”, bạn chọn mục “Chấp nhận”. Cuối cùng để hoàn tất quy trình, chúng ta chọn mục “Nộp tờ khai”.
Bước 4: Tra cứu kết quả nộp tờ khai thuế TNCN
Sau khi bạn đã hoàn tất việc nộp tờ khai điện tử, lúc này cơ quan thuế sẽ gửi lại cho bạn qua email doanh nghiệp đã đăng ký 2 thông báo, bao gồm:
- Email 1: Cơ quan thuế gửi thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử.
- Email 2: Cơ quan thuế sẽ thông báo kết quả nộp tờ khai thành công, thời gian thông báo trong vòng 1 ngày làm việc tính từ thời điểm cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ.
Trường hợp việc nộp hồ sơ chưa thành công, thì người nộp tờ khai cần thực hiện việc điều chỉnh theo yêu cầu trong thông báo và nộp lại tờ khai thuế.
Thời hạn nộp tờ khai và tiền thuế TNCN theo quy định pháp luật
Trong vấn đề cách kê khai thuế TNCN thì thời hạn nộp tờ khai hay tiền thuế là việc mà các doanh nghiệp/ cá nhân cần chú trọng. Bởi khi nộp tờ khai, tiền thuế chậm thì doanh nghiệp/ cá nhân sẽ phải chịu phạt theo quy định của pháp luật. Dưới đây là các mốc thời hạn nộp tờ khai và tiền thuế TNCN:
- Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập sẽ cần tiến hành kê khai thuế ban đầu trong vòng 10 ngày tính từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh.
- Trường hợp doanh nghiệp kê khai thuế theo tháng, người nộp thuế sẽ cần nộp tờ khai muộn nhất là ngày thứ 20 của tháng kế tiếp tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Trường hợp doanh nghiệp kê khai theo quý, người nộp thuế cần nộp tờ khai muộn nhất vào ngày cuối cùng của tháng kế tiếp, tính từ ngày cuối quý.
Mức xử phạt chậm nộp tờ khai thuế TNCN mới nhất
Ở phần trên chúng ta đã tìm hiểu về thời hạn cần phải tuân thủ khi nộp tờ khai thuế TNCN. Nếu doanh nghiệp/ cá nhân không tuân thủ thời hạn thì sẽ phải chịu các mức phạt theo quy định của pháp luật đề ra. Theo đó, mức xử phạt chậm nộp tờ khai thuế TNCN cụ thể như sau:
Mức phạt cảnh cáo
Mức phạt cảnh cáo sẽ dành cho trường hợp nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
Mức phạt tiền trong khoảng từ 2 triệu đến 5 triệu đồng
Mức phạt từ 2 triệu đồng đến 5 triệu đồng sẽ áp dụng với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01- 30 ngày.
Mức phạt tiền trong khoảng từ 5 triệu đến 8 triệu đồng
Đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định trong khoảng từ 31 ngày đến 60 ngày thì sẽ chịu mức phạt từ 5 đến 8 triệu đồng.
Mức phạt tiền trong khoảng từ 8 triệu đến 15 triệu đồng
Mức phạt từ 8 đến 15 triệu sẽ áp dụng đối với một trong các trường hợp nộp chậm kê khai thuế TNCN như sau:
- Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định trong khoảng từ 61 ngày đến 90 ngày.
- Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định trên 91 ngày nhưng không có phát sinh số thuế phải nộp.
- Doanh nghiệp/ cá nhân không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không có phát sinh số thuế phải nộp.
- Doanh nghiệp/ cá nhân không nộp các phụ lục theo quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết kèm theo hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Mức phạt tiền trong khoảng từ 15 triệu đến 25 triệu đồng
Các hành vi sẽ phải chịu mức phạt cao nhất từ 15 đến 25 triệu là:
- Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn > 90 ngày tính từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế và có phát sinh số thuế phải nộp.
- Người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước.
- Thời điểm trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế hoặc thời điểm trước khi cơ quan thuế lập biên bản về việc vi phạm việc chậm nộp hồ sơ khai thuế theo quy định của khoản 11 Điều 143 Luật Quản lý thuế.
Một số điều cần lưu ý khi lập tờ khai thuế TNCN
Căn cứ Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Công văn 5189, việc khai bổ sung lại tờ khai quyết toán thuế TNCN thì đồng thời phải lập tờ khai bổ sung 05/KK-TNCN của tháng/ quý có sai sót.
Căn cứ Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Công văn 2393, tổ chức/ cá nhân phát sinh chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công mới cần khai thuế thu nhập cá nhân. Trường không có phát sinh trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thì không phải khai thuế thu nhập cá nhân của tháng/quý đó.
Dù lập tờ khai thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân người lao động hay doanh nghiệp thì cũng phải sử dụng đúng mẫu theo quy định. Nội dung tờ khai cần điền đầy đủ, chính xác các mục theo yêu cầu.
Câu hỏi thường gặp về kê khai thuế TNCN từ tiền lương, tiền công
Câu hỏi: Doanh nghiệp tôi kê khai tờ khai TNCN theo quý. Công ty sẽ trả lương cho nhân viên vào ngày mùng 5 hàng tháng. Lương tháng 3 sẽ được chi trả vào ngày 05/04. Vậy lương nhân viên tháng 3 công ty sẽ được kê khai vào quý 1 hay quý 2?
Trả lời: Theo quy định của pháp luật thì thời điểm tính thuế TNCN là thời điểm chi trả lương, thu nhập. Do đó doanh nghiệp chi trả lương vào thời điểm nào thì việc kê khai và tính thuế TNCN sẽ là vào thời điểm đó. Vậy nên công ty sẽ kê khai và tính thuế lương tháng 3 vào quý 2.
Kết Luận
Những thông tin trên đây của Thuế Anh Minh về cách kê khai thuế TNCN hy vọng đã mang đến cho bạn đọc những kiến thức cơ bản bổ ích giúp cá nhân/ doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Hiện nay, Thuế Anh Minh đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, thành lập công ty.. uy tín hàng đầu tại Việt Nam, công ty luôn sẵn sàng cùng doanh nghiệp phát triển. Vì vậy, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn việc kê khai thuế TNCN.
