Văn phòng phẩm là một phần dụng cụ thiết yếu cho công việc của mỗi chúng ta, bạn sẽ rất khó làm việc nếu như thiếu giấy, bút, sổ tay hay thước kẻ… Đây còn là mặt hàng phổ biến với học sinh, sinh viên và được ứng dụng ở nhiều nơi khác như bệnh viện, trường học, cơ quan, công sở, doanh nghiệp… và dần trở thành nhu cầu không thể thiếu. Biết được điều đó, nhiều chủ đầu tư đã lựa chọn và quyết định thành lập công ty văn phòng phẩm với mục đích kinh doanh thu lợi nhuận. Trong bài viết hôm nay, Kế Toán Anh Minh xin gửi đến mọi người quy trình, thủ tục cũng như những lưu ý khi mở công ty trong lĩnh vực này.
1. Công ty văn phòng phẩm là công ty gì?
Công ty văn phòng phẩm là công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực văn phòng phẩm bao gồm sản xuất hoặc nhập khẩu các loại văn phòng phẩm rồi bán ra thị trường với mục đích thu lợi nhuận. Trong đó, có thể hiểu đơn giản văn phòng phẩm là những mặt hàng, vật phẩm đơn giản để phục vụ các hoạt động của văn phòng như: Giấy, sổ tay, giấy in, bút, kẹp, ghim, túi nhựa, hồ dán, keo, băng dính, sổ cặp tài liệu, phong bì, thước kẻ…
1.1. Ngành nghề kinh doanh của công ty văn phòng phẩm
Một trong những việc làm quan trọng trước khi thành lập công ty văn phòng phẩm là đăng ký mã ngành nghề cho công ty mình. Theo đó, liên quan đến lĩnh vực này mọi người có thể tham khảo một số mã ngành nghề sau đây:
| STT | Tên ngành nghề | Mã ngành |
| 1 | Bán lẻ chuyên doanh các mặt hàng:
– Bán lẻ sách, báo, tạp chí văn phòng phẩm; – Bán lẻ sách, truyện các loại; – Bán lẻ báo, tạp chí, bưu thiếp, ấn phẩm khác; – Bán lẻ văn phòng phẩm: Bút mực, bút bi, bút chì, giấy, kẹp hồ sơ… |
4761 |
| 2 | Bán lẻ băng đĩa âm thanh, hình ảnh (kể cả băng, đĩa trắng) trong các cửa hàng chuyên doanh | 4762 |
| 3 | Bán lẻ thiết bị, dụng cụ thể dục, thể thao trong các cửa hàng chuyên doanh | 4763 |
| 4 | Bán lẻ trò chơi, đồ chơi trong các cửa hàng chuyên doanh | 4764 |
| 5 | Dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp | 8211 |
| 6 | Photo, chuẩn bị tài liệu và các hoạt động hỗ trợ văn phòng đặc biệt khác | 8219 |
2. Điều kiện thành lập công ty văn phòng phẩm
Kinh doanh văn phòng phẩm thuộc lĩnh vực kinh doanh không có điều kiện theo quy định. Do đó, khi thành lập công ty văn phòng phẩm thì các doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng được các điều kiện cơ bản như: Chủ thể thành lập công ty, loại hình doanh nghiệp, tên doanh nghiệp, vốn, lựa chọn mã ngành nghề phù hợp… Và sau khi được cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh thì công ty văn phòng phẩm có thể đi vào hoạt động bình thường như các công ty khác.
3. Hồ sơ thành lập công ty văn phòng phẩm gồm những gì?
Soạn thảo hồ sơ thành lập công ty văn phòng phẩm là một trong những việc làm quan trọng mà các cá nhân hoặc tổ chức cần lưu ý. Theo đó, một bộ hồ sơ mở công ty theo đúng quy định sẽ bao gồm các giấy tờ sau:
– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu chung
– Điều lệ công ty văn phòng phẩm
– Danh sách thành viên đối với công ty TNHH, danh sách cổ đông đối với công ty cổ phần
– Bản sao chứng thực các giấy tờ pháp lý như Chứng minh thư/ Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu (còn hạn) đối với cá nhân
– Bản sao chứng thực các giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức kèm theo giấy tờ pháp lý cá nhân đối với người đại diện ủy quyền, kèm văn bản ủy quyền. Đối với thành viên tổ chức nước ngoài thì các giấy tờ chứng thực phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
4. Quy trình, thủ tục thành lập công ty văn phòng phẩm
Quy trình, thủ tục thành lập công ty văn phòng phẩm về cơ bản là không quá phức tạp. Sở dĩ như vậy là do lĩnh vực kinh doanh văn phòng phẩm thuộc ngành nghề kinh doanh không có điều kiện. Nên các thủ tục hành chính pháp lý thường đơn giản hơn so với ngành nghề có điều kiện, theo đó doanh nghiệp có thể thực hiện mở công ty thông qua các bước sau đây:
- Bước 1: Soạn thảo hồ sơ thành lập công ty
Soạn thảo hồ sơ thành lập công ty là bước quan trọng, bởi đây sẽ là căn cứ để Sở Kế hoạch và Đầu tư xem xét và cấp phép hoạt động cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ như đã nêu ở mục số 3 trong bài viết.
- Bước 2: Nộp hồ sơ lên Sở Kế hoạch và Đầu tư
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ bằng nhiều hình thức khác nhau bao gồm trực tiếp và gián tiếp. Nếu nộp trực tiếp, doanh nghiệp sẽ cử người đại diện đem theo hồ sơ đến nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư trực thuộc tỉnh hoặc thành phố nơi công ty trực thuộc.
Nộp hồ sơ gián tiếp, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thành lập công ty qua đường bưu điện hoặc nộp theo hình thức trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Bước 3: Nhận kết quả
Trong thời hạn 3 ngày làm việc, Sở KH&ĐT sau khi tiếp nhận hồ sơ sẽ xem xét. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ sẽ bị từ chối cấp phép kèm văn bản trả lời nêu rõ lý do.
Với các hình thức nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc qua mạng online nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được Sở KH&ĐT trả theo đường bưu điện nên thời gian khách hàng nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có thể sẽ chậm hơn do quá trình chuyển phát.
5. Một số lưu ý khi thành lập công ty văn phòng phẩm
Mặc dù văn phòng phẩm là lĩnh vực kinh doanh không có điều kiện, nhưng để tránh những rủi ro về mặt pháp lý và thuận lợi hơn trong việc xin cấp phép thì doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
5.1. Lưu ý trước khi thành lập công ty văn phòng phẩm
– Chủ thể doanh nghiệp: Người trên 18 tuổi, đủ hành vi dân sự, không thuộc các đối tượng bị cấm thành lập doanh nghiệp.
– Loại hình doanh nghiệp: Dựa vào mục đích và phương thức kinh doanh mà các cá nhân hoặc tổ chức sẽ lựa chọn ra loại hình doanh nghiệp phù hợp với công ty mình nhất. Theo đó, có các loại hình doanh nghiệp phổ biến như: Công ty cổ phần, công ty hợp danh, công ty tư nhân, công ty TNHH 1 thành viên và công ty TNHH 2 thành viên trở lên.
– Tên công ty: Nên đặt tên công ty theo đúng quy định tại điều Điều 37, Điều 38, Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020. Bởi khi đặt tên công ty đúng với quy định sẽ là căn cứ để hồ sơ thành lập công ty sớm được chấp thuận và tên công ty sau này cũng trở thành thương hiệu của công ty. Một số lưu ý khi đặt tên: Đặt theo cú pháp: Loại hình doanh nghiệp + tên riêng. Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, khi đặt tên tránh trùng với công ty khác, không sử dụng từ ngữ thiếu văn hóa, không đặt tên giống cơ quan chức năng, nhà nước.
– Vốn của công ty: Mở công ty văn phòng phẩm không cần đáp ứng về điều kiện vốn. Do đó, công ty có thể tự kê khai vốn và góp vốn theo năng lực tài chính của công ty.
– Người đại diện theo pháp luật: Mỗi công ty văn phòng phẩm nên có ít nhất 1 người đại diện. Khi chọn người đại diện cần lưu ý: Chọn người có năng lực, trách nhiệm, trình độ có thể đảm bảo và đem lại các lợi ích cho công ty.
5.2. Sau khi hoàn tất thủ tục thành lập công ty văn phòng phẩm
– Tiến hành làm bảng hiệu và treo bảng hiệu cho công ty văn phòng phẩm
– Mua chữ ký số để nộp báo cáo thuế và đóng thuế
– Góp đủ vốn vào công ty theo quy định
– Thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng
– Mở tài khoản ngân hàng cho công ty văn phòng phẩm và thông báo số tài khoản lên Sở KH&ĐT
– Sử dụng dịch vụ kế toán hoặc thuê kế toán
– Đóng bảo hiểm cho nhân viên văn phòng
6. Kế Toán Anh Minh – Cung cấp Dịch vụ thành lập công ty văn phòng phẩm
Trải qua hơn 10 năm hình thành và phát triển, công ty TNHH Dịch vụ Doanh nghiệp Kế Toán Anh Minh tự hào là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ thành lập công ty trọn gói. Với độ ngũ chuyên viên có nhiều năm kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao, Kế Toán Anh Minh đã giúp hàng nghìn doanh nghiệp đi vào hoạt động nhanh chóng. Chúng tôi cam kết mang đến cho quý khách hàng một trải nghiệm tuyệt vời khi sử dụng các dịch vụ của công ty.
Kế Toán Anh Minh – Không chỉ cung cấp dịch vụ thành lập công ty văn phòng phẩm mà còn cung cấp dịch vụ mở công ty ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Chúng tôi cam kết:
– Cung cấp dịch vụ mở công ty trọn gói, không phát sinh phí
– Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí khi thành lập công ty ở mức tối đa
– Giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian cho các thủ tục hành chính khi thành lập công ty
– Doanh nghiệp sớm đi vào hoạt động và tập trung cho việc kinh doanh
Trên đây là chia sẻ của Kế Toán Anh Minh về quy trình, thủ tục thành lập công ty văn phòng phẩm cũng như những lưu quan trọng khi thành lập công ty. Để tránh gặp rủi ro hoặc bị phạt khi xử lý các thủ tục hành chính pháp lý, mọi người nên tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật, mọi thắc mắc cần được giải đáp xin vui lòng liên hệ qua Hotline: 0909.989.676 – 08.3729.6702 để được nghe tư vấn hỗ trợ miễn phí nhanh nhất.
